¿Por qué hablar de Excel en el trabajo? Sabemos que fácilmente tu día puede tener una larga lista de tareas. También sabemos que durante la semana sólo se suman más y más deberes. Es por eso que se vuelve necesario buscar formas de hacer que la rutina laboral sea más expedita.
Hoy, queremos ayudarte con esto y contarte cómo puedes beneficiarte en el trabajo, ahorrando tiempo y aumentando tu productividad.
¿Qué es Excel para el trabajo?
Excel es un software de Microsoft que mediante sus hojas de cálculo te ayudará a manejar datos, realizar operaciones matemáticas de todos los niveles. Además, podrás visualizar datos mediante gráficos y hacer reportes, entre un sinfín de cosas más.
Esta herramienta es útil en todos los aspectos: manejar finanzas personales y empresariales, realizar cálculos básicos y complejos, llevar el inventario de un negocio o incluso de tu guardarropa. Sin embargo, Excel en el trabajo toma una gran relevancia gracias a su precisión y a su capacidad de manejar importantes volúmenes de datos. Si te gustaría leer sobre los beneficios de realizar bases de datos en esta herramienta, hemos preparado una nota completa que puedes revisar aquí.
¿Cuál es la importancia de Excel en el mundo laboral?
En el trabajo Excel es uno de los programas más utilizados. De hecho, según la revista Harvard Business Review, los colaboradores de una empresa pueden llegar a pasar entre un 10 a 30% de su tiempo en hojas de cálculo. Un porcentaje bastante alto que puede disminuirse si se conocen las formas de automatizar datos y fórmulas. Es por esto, que los beneficios de manejar Excel para empresas son muchos.
¿Para qué se usa Excel en las empresas?
El uso de Excel en el trabajo es tan amplio que probablemente, al terminar esta nota ya tengamos puntos nuevos que comentarte. El mundo de Excel da para todo: planillas, horarios, dashboard, gráficos, etc., por lo que su utilización es una de las más transversales en el mundo laboral y tiene todo que ver con el rubro en cuestión.
Por esto preparamos un listado de áreas en las que Excel es de suma utilidad, sigue leyendo para ver cómo puedes usar esta herramienta según la tuya.
Excel en administración
Para el área de administración de toda empresa, Excel es un software esencial. Este permite llevar una correcta organización de documentos sensibles, la preparación de informes, agendas con horarios, la realización de diversos tipos de inventarios y presupuestos. Aprende a hacer este último en esta nota.
Excel en recursos humanos
Excel permite manejar grandes cantidades de datos con orden y precisión, algo que es muy relevante al momento de manejar información del área de personas. Por ejemplo, con Excel en Recursos Humanos podrías realizar organigramas de diferentes tipos y calcular liquidaciones de sueldos. Además que puedes hacer el pago de horas extras, organizar horarios y turnos laborales, entre otras. También, podrías hacer una plantilla de nómina de trabajadores para agilizar los cálculos de salarios. Aprende en esta nota como realizar una para ahorrar tiempo y evitar errores en esta tarea aquí.
Excel en contabilidad
Probablemente si te decimos que pienses en un contador, se te venga a la cabeza un hombre mayor con lentes y una calculadora. Excel, básicamente es esto, una de las calculadoras más precisas del mundo, por lo que usarla en contabilidad es de mucha ayuda para manejar los números de una organización. Para este trabajo Excel te permite utilizar planillas para controlar los ingresos, pagos, y deudas, o realizar tus propios balances anuales o generales de tu empresa. Lee más sobre los beneficios de llevar la contabilidad de tu organización en Excel en esta nota.
Excel en finanzas
Manejar las finanzas en Excel es uno de los mejores sistemas para controlar los requerimientos financieros de una empresa. De hecho, el área de finanzas es una de las que más utiliza este software. Si somos más precisos, los colaboradores de este departamento pueden llegar a pasar el 30% de su tiempo en Excel, según el dato que te mencionamos párrafos atrás de Harvard Business Review.
Análisis de presupuestos, comparación de inversiones y reinversiones son todas tareas que se pueden realizar fácilmente con los gráficos de Excel. Sin contar que los informes a largo plazo que esta herramienta permite hacer, ayudarán a esta área a tomar decisiones más acertadas para asegurar el mantenimiento en el tiempo de la empresa.
Excel en ventas
Una de las principales tareas del área de ventas de una empresa, es realizar reportes de las mismas y así poder hacer seguimientos constantes de diversos negocios. Así, es como Excel se convierte en el mejor amigo del equipo de ventas, ya que el software permite llevar mayor control de stock, los clientes, y los peaks de ventas.
Esto sumado al registro de datos relevantes sobre los compradores o buyers, ayudará a levantar patrones que puedan guiar las estrategias de ventas hacia el éxito.
Excel en marketing
En marketing Excel es una gran herramienta para llevar los avances de las estrategias. ¿Cómo saber qué funciona y qué no? Fácil: comparando datos de las métricas relevantes a los objetivos planteados. Es por esto que en este rubro son de mucha utilidad los gráficos comparativos, planillas de reportes de métricas e informes de crecimiento en el corto, mediano y largo plazo.
Excel en producción
Producción es un área que siempre busca optimizar sus procesos para reducir costos y aumentar la eficiencia y productividad en las organizaciones. Para esto, Excel es de gran utilidad, ya que ayuda a llevar el registro de los tiempos de ejecución, la realización de fichas técnicas, de seguridad y el cálculo de coste real por productos.
Excel en gestión de proyectos
Excel en Gestión de Proyectos es una de las herramientas que puede ayudar mucho al control del tiempo y avance en la ejecución de los mismos. Herramientas como Carta Gantt, gráficos y planillas de procesos harán que puedas ver el panorama completo al momento de tomar decisiones sobre proyectos en desarrollo. Si te gustaría aprender cómo hacer un plan de trabajo en Excel, entra aquí.
Beneficios de usar Excel en el trabajo
Como podrás ver, saber utilizar Excel en el trabajo te beneficiará en diversas tareas de tu día a día. Independiente del rubro al que te dediques serás más productivo, ya que podrás hacer las mismas labores en menos tiempo, e incluso, automatizar algunas.
Lo anterior, es beneficioso para las empresas, ya que contar con fuerza laboral capacitada en las herramientas correctas, puede llegar a empujar los niveles de producción. Si quieres averiguar sobre formas específicas de incorporar esta herramienta en tu día a día laboral, lee esta nota y conoce las mejores plantillas para empresas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Por qué Excel facilita el trabajo?
Excel facilita el trabajo porque hará que hagas las mismas tareas en menos tiempo o incluso de manera automática. Gracias a esto podrás disponer mucho mejor de tus horarios y disponibilidad para otras tareas.
¿Qué habilidades son permite desarrollar la herramienta de Excel?
La principal habilidad que ayuda a desarrollar Excel es el pensamiento lógico/matemático, ya que la base del software es una calculadora. Por esto, es importante que manejes su lenguaje y te preguntes: Si quiero llegar a X resultado, ¿cómo puedo hacerle entender a Excel la fórmula que necesito para llegar a X? Para esto, CONTAR.SI, SUMAR.SI y BUSCARV serán de gran ayuda.
¿Qué se debe saber de Excel para un trabajo?
Lo que debes saber de Excel en el trabajo dependerá del cargo al que quieras postular, ya que dependiendo de esto utilizarás funciones básicas, intermedias o avanzadas. Sin embargo, te recomendamos aprender a utilizar las tablas dinámicas y los gráficos de Excel. Estos te ayudarán a sacar conclusiones a partir de grandes cantidades de información.