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Microsoft Excel para tus reportes de ventas

Microsoft Excel para tus reportes de ventas

Usar Microsoft Excel para tus reportes de ventas es un paso fundamental si quieres disminuir tanto los márgenes de error, como los tiempos de elaboración. 

¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas es un informe que concentra las transacciones comerciales que se realizan en una empresa, en un período de tiempo determinado. 

¿Para qué sirve un informe en Excel de ventas?

En primer lugar, tenemos el valor que aporta la herramienta en sí misma, facilitando la creación del informe y reduciendo ampliamente el margen de error. 

Por otra parte, está la utilidad que ofrece el reporte de ventas como informe destinado a brindar información sobre el estatus de las transacciones y reforzar la importancia del Excel para empresas. De esta forma, el reporte permite hacer seguimiento al desempeño del equipo de ventas y monitorear la situación de las metas planteadas.

¿Qué elementos deben incluir tus reporte de ventas en Microsoft Excel?

Antes de comenzar con la creación de reportes de ventas en Microsoft Excel, será necesario tomar en cuenta una serie de elementos necesarios. Sin embargo, estos dependerán también del tipo de reporte que quieras hacer.

Resumen de ventas

Un resumen de ventas básico implica 3 elementos imprescindibles:

  • Nivel o cantidad de ventas logradas.
  • Nivel de crecimiento en el periodo de tiempo seleccionado.
  • Porcentaje de crecimiento en el periodo de tiempo seleccionado.

Informe de ganancia y pérdidas

Los informes de ganancias y pérdidas son otro formato relacionado con los reportes de ventas. Aborda todo lo que se refiere a la obtención y pérdida de clientes. Involucra los siguientes elementos:

  • Cantidad de cotizaciones realizadas.
  • Objetivos o metas planteadas.
  • Tasa de cierre anual establecida.

Informe de contactos

En cualquier empresa, las ventas dependen de los clientes y en ese sentido, un informe de contacto permite conocer el panorama de la organización frente a sus clientes fijos y potenciales. Por ello, considera elementos como:

  • Nombres de los contactos.
  • Industria a la que pertenecen.
  • Fechas en que se estableció comunicación.

¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel?

Si estás buscando cómo hacer reportes en Excel, debes saber que se trata de un proceso bastante sencillo y a continuación te mostraremos los pasos a seguir.

Realizar y completar tabla de datos en Excel

Genera una tabla con las transacciones efectuadas por cada uno de los integrantes del equipo de ventas. Para ello, crea una columna con la cantidad de ventas realizadas, las ventas totales y las ventas objetivo.

Elección del gráfico para tu reporte de ventas

A continuación pasaremos a elegir un gráfico para representar los datos de la tabla de una manera más digerible. Para ello, sigue estos pasos:

  • Dirígete al menú “Insertar”.
  • Selecciona toda la tabla que acabas de crear.
  • Haz click sobre el botón “Gráficos recomendados” o sobre cualquier pestaña del apartado “Gráficos”.

De inmediato se mostrarán toda una serie de opciones, selecciona la que mejor se adapte a tus necesidades y haz click en aceptar.

Diseñar gráfico según el items a destacar

Si lo que quieres es personalizar los aspectos a mostrar en tu gráfico, solo es cuestión de hacer lo siguiente:

  • Click encima del gráfico.
  • Click sobre el icono del filtro que aparecerá al lado derecho.
  • Selecciona o desmarca los items que quieras.

Actualizar periódicamente la tabla de datos

Por último, debes tomar en cuenta la actualización de la tabla de datos a fin de mantener el reporte siempre al día y con la información correcta.

Ejemplos de reportes de ventas en Microsoft Excel para utilizar en tu empresa

Aunque crear nuestra propia tabla y gráfico para un reporte de ventas en Excel es sencillo, podemos hacerlo más fácil aún con el uso de plantillas. 

Reporte de ventas diarias en Excel

El reporte de ventas diarias en Excel es una de las expresiones más específicas sobre la información de las transacciones de una empresa. Si necesitas un monitoreo detallado de las ventas de tu negocio, sigue este enlace para obtener la plantilla que te ayudará a lograrlo.

Reporte de ventas semanal en Excel

Si lo que buscas es una visión más amplia de las transacciones de tu empresa, lo mejor será crear un reporte de ventas semanal. En este enlace encontrarás una plantilla para que comiences.

Reporte de ventas mensual en Excel

En el caso del reporte de ventas mensual, estamos obteniendo una visión panorámica y mucho más general. Es muy útil para plantear objetivos a mediano plazo y si quieres crear un reporte de este tipo, podrás descargar una plantilla en este enlace.

Preguntas relacionadas

¿Qué tipos de reportes se pueden hacer en Excel?

Desde Excel es posible crear cualquier tipo de reporte de ventas: semanales, mensuales o diarios. Adicionalmente, existe la posibilidad de generar cualquier tipo de formato, por lo que también puedes hacer informes de contacto, resúmenes de ventas, informes de ingresos y más.

¿Cómo hacer un reporte en Excel con tablas dinámicas?

Hacer un reporte en Excel con tablas dinámicas obedece a un proceso similar al que comentamos para crear un gráfico. En ese sentido, solo tendrás que seleccionar tu tabla de datos, hacer click en el botón “Gráficos Dinámicos” y seguir los pasos del asistente. 

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