Blog de Ninja ExcelExcel en el trabajo¿Cómo llevar la contabilidad de mi empresa en Excel?

¿Cómo llevar la contabilidad de mi empresa en Excel?

Hombre trabajando

Excel es un software cuya función principal es la realización de cálculos, desde los más simples hasta los más complejos. En ese sentido, manejar la contabilidad de tu empresa o negocio en Excel te facilitará el proceso y te dará resultados más acertados.

Excel es un programa que puede adaptarse al área contable en un 100% y aquí vamos a comentar todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es un sistema de contabilidad en Excel?

En nuestros días, podemos encontrar soluciones de software especialmente orientadas al área de contabilidad. No obstante, también es posible usar Excel como sistema de contabilidad para el asiento y cálculo de todos los gastos e ingresos de la empresa.

En ese sentido, un sistema de contabilidad en Excel no es más que emplear la herramienta de Microsoft, a través de sus diferentes formatos y funciones, para la administración y gestión de los asientos contables.

¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio en Excel?

Llevar la contabilidad de un negocio es un factor vital para su éxito, no importa el mecanismo que estés usando para ello. No obstante, la tecnología ha resultado un elemento diferenciador y potenciador en todas las áreas en donde se aplica. Es por ello que, si estás manejando el área contable de forma manual, dar el paso a Excel optimizará tus procesos al 100%.

En tal sentido, vamos a revisar como hacer un libro de contabilidad en Excel de manera sencilla.

Conocer las obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales representan todos los impuestos que debe pagar la empresa y que son definidos por la ley. El manejo de la contabilidad está estrechamente ligado a las normativas legales y por ello, es necesario conocer todo este ámbito a fin de evitar sanciones.

Crear base de datos de clientes y proveedores

Los negocios siempre funcionan en dos frentes principales, de cara al cliente y de cara a los proveedores. Hacer un sistema de contabilidad en Excel implica agregar o crear una base de datos de ambos, que nos permita conocer de forma detallada todos los pagos realizados y las deudas pendientes.

Esto abre la posibilidad a consultas específicas por clientes y proveedores, en donde podemos ver todos los asientos contables relacionados.

Registrar los ingresos y egresos de la empresa 

Este es el punto fundamental de llevar la contabilidad en Excel o en cualquier sistema. Registrar todos los ingresos y egresos de la empresa de manera correcta y sin omisiones es la clave para una contabilidad limpia. Excel, por su parte, facilita el ingreso de los datos, y la automatización de cálculos, haciendo que los montos resultantes sean precisos.

Gestionar las facturas emitidas y recibidas

Las facturas son vitales para el proceso de manejar la contabilidad y hacerlo en Excel no escapa de ello. Estamos hablando de los soportes de cada ingreso y egreso de la empresa y por ende, es importante tener un área para el registro de las facturas que se emiten y reciben.

Actualizar el flujo de caja

Cuando hablamos de flujo de caja, nos referimos al indicador financiero que diferencia los ingresos de los egresos en un periodo de tiempo determinado. Si este factor es positivo, quiere decir que la empresa ha obtenido más ingresos que gastos. En ese sentido, es necesario mantener este reporte actualizado a fin de conocer siempre el panorama financiero de la empresa.

Ventajas de llevar la contabilidad en Excel

Los beneficios de Excel en la contabilidad son múltiples para todos aquellos que estén haciéndolo de forma manual o utilizando alguna herramienta poco especializada. El programa de Microsoft tiene funciones que expanden mucho las posibilidades de la contabilidad, asegurando no solo precisión, sino también recursos para potenciar el proceso. Alguna de estas ventajas son:

Calcular con fórmulas

La automatización de cálculos a partir de fórmulas nos ahorrará más de la mitad del tiempo que toma llevar la contabilidad en un libro. De esta manera, reduciremos los tiempos que ocupamos en calcular e incrementamos la precisión de los resultados en un 100%.

Convertir los datos a gráficos

Otra de las maravillas de Excel es que los datos que tenemos en las celdas, no son solo números. También pueden ser gráficos de barras, torta y hasta tablas dinámicas que permiten analizar mucho mejor la contabilidad, realizar proyecciones y generar informes.

Hacer gran base de datos

Lo que podría ser una pila de libros difícil de consultar, en Excel representaría un archivo. En ese sentido, no solamente tenemos un sistema de contabilidad, sino también un gran base de datos que podemos consultar fácilmente a través de las funciones de búsqueda que tiene Excel.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es y cómo agregar el formato de contabilidad en Excel?

Un formato de contabilidad en Excel no es más que un documento pre formateado con todos los elementos necesarios para manejar los asuntos contables. Es decir, se trata de una plantilla que podemos crear por nuestra cuenta, descargar de internet o desde el mismo Excel.
Para ello, abre un nuevo documento y haz clic en “Archivo”. Luego dirígete a “Nuevo” y en la barra de búsquedas escribe “Contabilidad”.
Esto mostrará las plantillas disponibles, selecciona la que quieras usar y se desplegará una ventana emergente. Haz click en el botón “Crear” y listo.

¿Qué funciones de Excel se usan en contabilidad?

Como sabemos, Excel cuenta con una gama amplísima de funciones que pueden ser ocupadas en diversas situaciones. Sin embargo, para quienes quieren enfocarse en lo básico para llevar la contabilidad, pueden ocupar las siguientes:
• BUSCARV.
• BUSCARH.
• COINCIDIR.
• BDCONTAR.
• BDEXTRAER.
• BDMAX.
• BDPRODUCTO.
• BDPROMEDIO.
• BDSUMA.
• ABS.
• ALEATORIO.
• ENTERO.
• SUMAPRODUCTO.
• CONTAR.
Estas funciones y muchas más, las podemos encontrar en el Curso Intermedio de Excel de Ninja Excel.

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