Blog de Ninja ExcelTodo sobre Excel en el trabajoCómo armar en Excel una plantilla de nómina de trabajadores

Cómo armar en Excel una plantilla de nómina de trabajadores

Equipo juntando manos

Procesar la nómina de trabajadores en Excel es un paso necesario ante el crecimiento de tu cantidad de empleados. Esto te permitirá agilizar todo lo relacionado con los cálculos involucrados en el salario, evitando errores y ahorrando mucho tiempo.

¿Qué es una nómina de un trabajador?

Es un documento en donde se asientan todos los aspectos relacionados con los pagos y deducciones que se aplican al trabajador. Desde el aspecto contable puede referirse también al monto que se entrega a los empleados por concepto de sus labores durante un tiempo determinado.

¿Para qué sirven las nóminas de los empleados de una empresa?

Las nóminas de empleados en una empresa, entendidas como documentos contables, tienen implicaciones de varios tipos que marcan sus funciones. En ese sentido, podemos mencionar su carácter informativo permitiendo a los trabajadores tener disponible todos los datos sobre sus pagos y deducciones.

Por su parte, en lo organizativo, las nóminas de empleados permiten a las empresas estar preparadas para afrontar los procesos de pago. De esta forma, pueden tener claro su panorama financiero frente al abono de salarios y cumplir con los tiempos establecidos.

Asimismo, la nómina tiene un carácter legal, al ser exigida por las instituciones reguladoras del trabajo. En ese sentido, es un documento que puede servir de aval en cualquier proceso relacionado con las leyes.

¿Qué elementos debe contener una nómina?

Los elementos o indicadores que debe contener una nómina en Excel son los siguientes:

  • Encabezado: ubicado en la parte superior del documento, contiene datos como el nombre de la empresa, dirección, nombre del trabajador, DNI y antigüedad.
  • Percepciones: como su nombre lo indica, se refiere a todos los montos percibidos por el trabajador producto de sus labores. Esto implica desde el salario base, hasta las horas extras y bonificaciones.
  • Deducciones: son todos los descuentos aplicados sobre las percepciones. Esto incluye anticipos, ausencias, aportes a la Seguridad Social, entre otros.

¿Cómo hacer una nómina en Excel con fórmulas?

Aunque siempre podemos optar por el uso de una plantilla, resulta interesante conocer cómo hacer una nómina en Excel con fórmulas. Se trata de un proceso bastante simple cuando conocemos los elementos necesarios para sus cálculos.

En ese sentido, primero tendremos que sumar todos los montos correspondientes a las percepciones del trabajador, para ello ocuparemos la función =SUMA. Igualmente, debemos repetir este paso con todos los montos de las deducciones. 

El último movimiento será aplicar la función =RESTA para sustraer el total de las deducciones al monto total de las percepciones, a fin de obtener el monto definitivo que devengará el empleado.

¿Qué aspectos tener en cuenta para crear una nómina de personal en Excel?

Cuando creamos una nómina de trabajadores en Excel, debemos considerar 6 aspectos fundamentales para un funcionamiento correcto. A continuación los detallamos.

Tipo de contrato

Su función en una nómina de trabajadores en Excel es definir si el trabajador está bajo jornada parcial o completa o si su contrato es indefinido o temporal. Este dato determina los porcentajes de cotización de Seguridad Social y otras deducciones.

Convenio

Se refiere a los beneficios colectivos que ofrece la empresa a cada trabajador y comprende horas extras, bonificaciones y otras percepciones no relacionadas con el salario base.

Situación personal del trabajador

Este aspecto apunta a factores como el estado civil del empleado, su condición como soporte del hogar y si tiene hijos o no. Estos datos pueden incidir en los cálculos de impuestos y deducciones.

Pagos extra

En una nómina con pagos extras en Excel se contemplan los montos que deben ser abonados por conceptos de pagos prorrateados o sumas restantes de meses anteriores.

Categoría profesional o grupo de cotización

La categoría profesional es la manera en que se clasifican a los distintos trabajadores, en función a los cargos que ocupan y tareas que realizan. Por su parte, el grupo de cotización es la forma en que son clasificados los empleados para los cálculos referentes a la Seguridad Social.

Bajas justificadas

Se trata de las ausencias del empleado por motivos como enfermedad, maternidad, paternidad o cualquier causa que entre bajo protección de las leyes.

Beneficios de confeccionar las nóminas en Excel

Crear una nómina en Excel para el pago a tus trabajadores es una práctica que sin duda ofrece excelentes beneficios y a continuación mencionaremos algunos.

Ahorrar recursos

Podemos ahorrar recurso humano al reducir la cantidad de personas que se encargan tanto de hacer los cálculos, como de las revisiones. Asimismo, prescindimos de recursos como calculadoras y equipos similares, para ocupar solo el computador. Esto a su vez permite un ahorro de tiempo al reducir la cantidad de trabajo que implica el proceso.

Reducir el impacto ambiental

En nuestros días difícilmente encontraremos una nómina de trabajadores generada en hojas de papel y esto ha resultado un fantástico movimiento para reducir el impacto ambiental. Además, el cálculo de nómina en Excel permite reducir los errores y por ende, un menor desperdicio de papel a la hora de imprimir.

Mejorar el trabajo de los empleados

Una nómina de empleados en Excel permite reducir los márgenes de error en un porcentaje muy amplio. Esto efectivamente hará que los pagos sean más precisos y que los trabajadores tengan menos reclamos. Igualmente, la información generada siempre estará disponible para cualquier información que se requiera. 

Descargar formato de plantilla de nómina en Excel gratis

Si bien podemos crear nuestra propia nómina de empleados en Excel, también podemos acceder a una plantilla. Con esta opción solamente tendrás que descargar el archivo y comenzar a insertar los datos para calcular la nómina. En ese sentido, descarga desde aquí la plantilla de remuneraciones en Excel y revisa la explicación de la misma que esta en el video más abajo.

Preguntas relacionadas

¿Cómo calcular la nómina de un empleado?

El cálculo de nómina de un empleado en Excel se realiza con la suma de todas las percepciones o devengos del trabajador y de todas sus deducciones. Posteriormente, al total de percepciones restamos el total de deducciones y tendremos el monto de nómina a pagar

¿Cuál es el formato de la nómina en Excel?

Un formato básico de nómina en Excel comprende 3 elementos fundamentales: las percepciones, las deducciones y las retenciones de impuestos y seguro social. Estos 3 elementos pueden ser desglosados en otros mas específicos, lo que haría mas completo el formato de la nómina.

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