Balance General de una empresa en Excel: Así es como se hace

En el mundo empresarial siempre será vital conocer el estado del negocio en diferentes dimensiones y para ello, existen diversos informes y documentos. En ese sentido, hoy queremos hablar del balance general y cómo emplear Excel para facilitar su construcción.

Considerando que, se trata de uno de los informes de estado financiero más elementales e importantes, vamos a revisar todo lo que necesitamos para crear uno.

Si tienes un negocio y todavía no has generado tu primer balance general: ¡No te preocupes! Aquí te contaremos todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es un Balance General en Excel?

Las empresas se constituyen de una serie de elementos tangibles e intangibles, que finalmente representan dinero. Sin embargo, estos elementos tienen naturalezas distintas. Por tanto, es necesario organizarlos para ver con claridad el panorama financiero y económico del negocio.

De esta manera, podemos definir el balance general como un documento o informe que concentra la información de una empresa, dividida en 3 secciones: activos, pasivos y patrimonio neto.

Se trata de un informe elemental para cualquier empresa. Este debe ser actualizado, como mínimo, anualmente. La buena noticia es que, con la información correcta, podemos generar el balance general o inicial de una empresa en Excel fácilmente.

¿Qué datos debe contener un Balance General de una empresa en Excel?

El balance general es un informe con una estructura determinada que debe respetarse y mantenerse, a fin de contar con un documento correcto, tanto en formato como en información. En ese sentido, vamos a revisar los datos que necesitas para construir una planilla Excel de balance general.

Los activos de la empresa

Podemos definir los activos de la empresa como todos los bienes con lo que cuenta y con los que podría generar dinero por medio de transacciones de intercambio, venta o usándolos. Dentro de los activos podemos incluir desde un computador, hasta las inversiones financieras que se han realizado.

Para obtener los activos de la empresa, debes sumar los pasivos y el patrimonio neto.

Los pasivos de la empresa 

Si queremos ponerlo en pocas palabras, el pasivo es lo que la empresa debe. Para verlo con más claridad, se refiere a todas las deudas en las que incurre el negocio para financiar su actividad. En ese sentido, podemos incluir en esta cuenta desde los préstamos bancarios solicitados, hasta los montos que debemos a quienes prestan servicios al negocio. 

Para calcular el pasivo de la empresa, se deben restar los Activos y el Patrimonio Neto.

El patrimonio o capital contable de la empresa 

Cuando hablamos de patrimonio, nos referimos a todos los bienes propios de la empresa que no están sujetos a deudas con terceros. En ese sentido, forman parte de este apartado los fondos aportados por dueños o accionistas y también los beneficios o ganancias producidas y no distribuidas entre los socios.

No obstante, dentro de una planilla Excel de balance general se hablará de Patrimonio Neto porque se refiere a todos los activos sin deuda. De esta forma, para obtener el valor del Patrimonio Neto, tendrás que restar los Activos y los Pasivos.

Beneficios de hacer un Balance General en Excel 

No hay duda de que Excel es una herramienta que puede facilitar en gran medida todo lo relacionado con el ejercicio contable y financiero. 

De esta forma, la creación de un balance general no escapa de las bondades de Excel, por lo que obtendrás múltiples beneficios. 

Permite mantener las finanzas de la empresa en orden

Como mencionamos anteriormente, un balance general en Excel brinda la información necesaria para conocer rápidamente el estado financiero y económico de la empresa. La herramienta de Microsoft, además, brinda la posibilidad de actualizar estos datos de la manera más rápida. Así, podrás tener las finanzas de la empresa siempre ordenadas, actualizadas y disponibles.

Identifica la rentabilidad y eficiencia de la empresa 

A través de la información sobre Pasivos, Activos y Patrimonio Neto, es posible identificar cuánto cuesta una empresa. Desde el Patrimonio Neto, por ejemplo, podemos tener una visión de las ganancias generadas y el dinero que forma parte del negocio. Mientras, con la información sobre Activos y Pasivos, es posible conocer los bienes con los que cuenta y el nivel de las deudas.

Al desplegar todos estos apartados en un balance general y con los conocimientos necesarios, es factible identificar cómo marcha una empresa. 

Determina las necesidades de capital de trabajo

Cuando hablamos de capital de trabajo, nos referimos a todo lo que necesita la empresa para mantener sus operaciones en el corto plazo. Es decir, del capital de trabajo salen los pagos a empleados, servicios y todo lo que requiera para su marcha durante el mes. 

Así, desde un balance general actualizado podemos determinar las necesidades de este apartado a fin de prevenir un déficit que afecte la continuidad del negocio.

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