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Beneficios de armar una base de datos en Microsoft Excel

Ilustracion trabajo con datos

Tener bases de datos en Excel representa un excelente recurso en cualquier ámbito que requiera el almacenamiento y consulta de información con frecuencia.

¿Qué es una base de datos en Excel?

El concepto de base de datos se refiere a cualquier recopilación de datos pertenecientes a un mismo contexto, almacenados y organizados de forma sistemática para su consulta. En nuestros días las manejamos digitalmente, es decir, a través de software y uno de ellos es Microsoft Excel.

Los conocimientos necesarios para usar Excel para armar una base de datos los puedes adquirir en el Curso Avanzado de Ninja Excel.

¿Qué elementos debe contener una base de datos en Microsoft Excel?

Estructurar una base de datos en Excel implica tomar en cuenta una serie de elementos que le darán forma. Son los siguientes: 

  • Tablas: las tablas de datos en Excel son los contenedores en donde se estructuran las bases de datos. Se componen de filas (registros) y columnas (categorías).
  • Llave Primaria: es el dato único utilizado para identificar cada fila o registro.
  • Consultas: permiten extraer datos puntuales de las tablas para mostrarlos en una hoja y en Excel se realizan a través de una función.
  • Filtros: brindan la posibilidad de detallar la información que queremos ver en la base de datos.
  • Macros y módulos: se tratan de elementos adicionales que podemos integrar a la base de datos para ampliar sus funcionalidades.

¿Para qué usar una base de datos en Excel en una empresa?

Las empresas con pequeños y medianos volúmenes de datos pueden apoyarse en las bases de datos en Excel. Existen muchos ejemplos en donde las bases de datos en Excel representan la mejor alternativa para una empresa y aquí comentamos algunos.

Base de datos de Recursos Humanos en Excel

El manejo de bases de datos en Excel para una oficina de RRHH resulta un gran apoyo para el registro de información sobre empleados. Considerando los elementos que mencionamos antes, es posible almacenar datos personales, laborales y también los correspondientes a su rendimiento y absentismo.

Base de datos de Productos en Excel

Este formato te ayudará a almacenar los productos de un almacén o tienda, identificarlos con su código de barras o un ID personalizado y consultar su disponibilidad fácilmente.

Base de datos de Ventas en Excel

Excel puede ayudarnos con la creación de una base de datos de Ventas, empleando el número de factura como llave primaria. Esto permite consultar rápidamente cualquier transacción y encontrar su información relacionada.

Base de datos de Clientes Excel

Si tienes una base de datos de ventas en Excel, puedes relacionarla además con una base de datos de clientes. Este tipo de base de datos te permitirá mantener el contacto con tus clientes, segmentarlos y plantear soluciones para recuperar a los inactivos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar Microsoft Excel para bases de datos?

El manejo de base de datos en Microsoft Excel puede aportar beneficios considerables a cualquier negocio que esté manejando pequeños y medianos volúmenes de información. 

Datos almacenados

Las bases de datos en Excel ofrecen un entorno propicio para el almacenamiento de los datos que necesitamos en cualquier contexto. Además, brinda la posibilidad de establecer las relaciones necesarias entre las filas, columnas y tablas.

Información estructurada

Las columnas de las bases de datos en Excel se refieren a las categorías de la información almacenada, formando una estructura. Esto permitirá aplicar los filtros y las búsquedas que queramos para acceder a la información requerida.

Análisis de datos

Las herramientas de Excel ofrecen la posibilidad de utilizar gráficos y tablas dinámicas para el análisis de los datos. No obstante, también se puede utilizar otras herramientas o integrar módulos para obtener resultados más avanzados.

Trabajo colaborativo

Una gran ventaja del manejo de bases de datos en Excel es la posibilidad de trabajo colaborativo desde su versión online. Así, dos o más usuarios pueden acceder a la misma tabla.

Flexibilidad

Excel es una solución flexible para el manejo de base de datos pequeñas y medianas. Agregar nuevos campos es simple y el paquete Office es muy popular permitiendo abrirla en cualquier equipo.

Facilidad de uso

Una de las grandes conquistas de Excel ha sido el hecho de que se trata de una herramienta avanzada, pero fácil de usar. Si bien hay procesos un poco complejos, basta con estudiarlos para llevarlos a cabo.

Preguntas relacionadas

¿Cómo ayudan las macros de Excel a las bases de datos?

Las macros pueden ser vistos como plugin o complementos que potencian la utilidad de la base de datos en Microsoft Excel. En ese sentido, es posible desde generar reportes, hasta automatizar ciertas tareas con la integración de macros.

¿Cómo crear consultas a base de datos en Excel?

Primero selecciona la fuente de los datos desde el apartado “Obtener datos” de la pestaña “Datos”. Luego, el asistente te llevará por un proceso que continúa con la selección de las columnas y filas que quieres mostrar.  Para finalizar decide si quieres organizarlos y dónde lo ubicarás en la hoja de Excel.

¿Cuáles son las funciones de Excel más utilizadas en las bases de datos?

Las funciones más comunes que podemos encontrar en una base de datos de Excel con las siguientes: 
• BDCONTAR: cuenta los registros de tipo numérico que cumplen una condición.
• BDCONTARA: cuenta los registros que cumplen una condición sin considerar las celdas en blanco.
• BDDESVEST: calcula la desviación estándar.
• BDDESVESTP: calcula la desviación estándar considerando toda la base de datos.
• BDEXTRAER: extrae un registro que cumple con las condiciones establecidas.
• BDMAX: muestra el número máximo de registros que cumplen con una condición.
• BDMIN: muestra el número mínimo de registros que cumplen con una condición.
• BDPROMEDIO: calcula el promedio de los valores de una columna que cumple una condición.

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