Inventario en Excel: Beneficios de realizarlo en Microsoft
Manejar el control de inventario de una empresa o negocio en Excel es una de las mejores decisiones que podemos tomar. Agilizaremos el proceso de entrada y salida de productos y reduciremos el margen de error.
¿Qué es el inventario de una empresa?
El inventario de una empresa es el registro detallado, organizado y con toda la información sobre los elementos que la componen. En ese sentido, puede hacerse un inventario tanto del mobiliario de la empresa, como de los productos o bienes que conforman su área de negocio.
¿Para qué sirve el control de inventario en una empresa?
El control de inventario es una herramienta vital para las empresas, porque permite mantener la organización y detalle de los productos o bienes que entran y salen. De esta forma, es posible conocer la existencia de algún producto, monitorear su venta y también su reposición.
En ese sentido, el control de ventas e inventario en Excel es una necesidad de cualquier organización para manejar todos sus bienes materiales.
¿Qué elementos debe contener un inventario en Excel?
Si quieres crear tu propio control de stock e inventario en Excel, debes tener en cuenta varios elementos imprescindibles para su elaboración.
Productos en stock
En primer lugar, debemos contar con una columna cuyas celdas ocuparemos para ingresar los productos que tenemos en stock. Cada vez que haya uno nuevo, debemos agregarlo a la lista.
Cantidad de productos en stock
Junto a la columna de productos en stock, tendremos una orientada a referenciar su cantidad. Esto representa la base de nuestro control de inventario en Excel.
Entradas y salidas de productos
Se trata de dos columnas. La de entradas tiene el propósito de registrar la cantidad de productos que han entrado en stock al ser comprados. Por su parte, la de salida referencia las cantidades que van siendo extraídas del almacén.
Información adicional de los productos
Por último, podemos agregar una columna opcional orientada a los datos complementarios del producto. Esto puede ir desde el código interno que se usa para su registro, la ubicación dentro del almacén o alguna descripción.
Beneficios de realizar control de stock e inventario en Excel
Manejar el control de stock e inventario en Excel es un movimiento que nos ahorrará muchísimos contratiempos y agilizará todos los cálculos de entrada y salida de productos.
Saber cantidades actuales de inventario
El control de inventario en Excel nos permitirá tener información actualizada y disponible de forma inmediata sobre las cantidades de productos en stock.
Hacer seguimiento constante del stock
Al tratarse de un documento que tenemos a la mano, el control de inventario nos permitirá monitorear el almacén con tanta frecuencia como queramos.
Gestionar pedidos de stock
El control de inventario nos permite estar prevenidos para gestionar la reposición de productos a tiempo.
Ahorrar tiempo buscando productos
El control de inventario en Excel nos permite ahorrarnos el trabajo de verificar la ubicación de un producto dentro del almacén con solo abrir el archivo.
Preguntas relacionadas
Dentro de un control de inventario en Excel también podemos calcular las cantidades máximas y mínimas del producto para evitar desabastecimiento y excedentes. Para ello, debemos conocer dos datos: cantidad vendida del artículo en un período de tiempo y la cantidad de veces que se hizo la reposición del mismo en ese período.
Con esta información, solo es cuestión de generar una tabla con las columnas: Artículos, Cantidad Vendida, Reposición, Mínimo y Máximo.
En la columna “Mínimo” ingresaremos la siguiente fórmula:
=SI(SI(C2=1, REDONDEAR((B2 * 0.015) + B2, 0), REDONDEAR(((B2 * 0.015) + B2)/C2, 0))=0, 1, SI(C2=1, REDONDEAR((B2 * 0.015) + B2, 0), REDONDEAR(((B2 * 0.015) + B2)/C2, 0)))
Por su parte, en la columna “Máximo” ingresaremos esta:
=SI(REDONDEAR((B2 * 0.02) + B2, 0)=0, 1, REDONDEAR((B2 * 0.02) + B2, 0))
De esta manera, obtendremos los valores que necesitamos automáticamente.
Para crear tu propio inventario de Excel con fórmulas para automatizar los cálculos, sigue estos pasos a continuación.
• Abre un libro en blanco de Excel.
• Crea 3 pestañas: Inventario, Entradas y Salidas.
• Genera 7 columnas en la pestaña Inventario con los nombres: código, producto, descripción, stock inicial, entradas, salidas y total.
• En la pestaña Entradas tendrás que habilitar 5 columnas: factura, fecha, código, producto y cantidad.
• En la pestaña Salidas crearemos las mismas 5 columnas del paso anterior.
• Selecciona toda la tabla y haz click en “Insertar”.
• Haz click en Tablas y en la ventana emergente marca la opción “la tabla tiene encabezados” y haz click en Aceptar. Repite los mismos con el resto de las pestañas.
• Dirígete a la pestaña Inventario e ingresa el código de tus productos.
• Vuelve a la pestaña “Entradas” y selecciona toda la columna “Código”.
• Dirígete hacia el menú “Datos” y haz click en el botón validación de datos.
• En el menú desplegable “Permitir” selecciona “Lista”.
• Haz click en la sección “Origen”, regresa a la pestaña Inventario y selecciona toda la columna “Código”.
• Repite el proceso anterior en la pestaña Salidas para rellenar la columna “Productos” de la pestaña “Inventarios” desde una lista desplegable.
• Inserta esta fórmula en la columna “Entradas” de la pestaña “Inventario” =SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])
• Inserta esta fórmula en la columna “Salidas” de la pestaña “Inventario” =SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])
• Inserta esta fórmula en la columna “Total”
=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]
De esta manera tu columna de Total en Stock se actualizará en función a los movimientos de entradas y salidas. No obstante, esto es algo que podrás aprender a profundidad en nuestro Curso de Excel Básico.
Vito Hernandez
Licenciada en Comunicación Social y Periodista. Principalmente creativa antes que todo. Ahora escribiendo sobre Excel y Recursos Humanos para el ciudadano común.
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