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¿Cómo hacer un plan de trabajo en Excel?

¿Cómo hacer un plan de trabajo en Excel?

Además de la automatización de cálculos, almacenamiento y clasificación de datos, otro de los usos que podemos darle a Excel se basa en la organización de las diferentes tareas que deben abordar cada uno de los miembros de un equipo profesional, existiendo para cada una de ellas una fecha de inicio y de finalización.

La herramienta que más se utiliza con esta finalidad se trata del plan de trabajo. A continuación vamos a explicarte en qué consiste un plan de trabajo, así como los pasos que debes seguir para construir el tuyo propio en Excel.

¿Qué es un plan de trabajo? 

Los planes de trabajo se tratan de documentos dinámicos diseñados para dar una idea del alcance que tendrá un proyecto determinado, facilitando la comunicación entre cada una de las partes interesadas, así como el seguimiento de todos los supuestos y decisiones relacionados con él. Se trata de una herramienta fundamental que debe elaborarse antes de abordar un trabajo, cuya estructura resulta muy similar a la de un cronograma de actividades excel. 

¿Para qué sirven los cronograma de actividades en Excel?

Los cronogramas de actividades en Excel permiten la supervisión de todas y cada una de las actividades a llevar a cabo en un trabajo determinado, considerando para ello la duración, fecha de inicio y finalización de cada una de las tareas involucradas. Gracias a ellas, se consiguen evitar retrasos y conocer rápidamente cuáles son las tareas que quedan por terminar.

¿Qué elementos son necesarios para confeccionar un plan de trabajo?

Existen una serie de elementos a tener en cuenta para diseñar un plan de trabajo. Entre ellos encontramos:

  • Título del trabajo
  • Descripción del trabajo
  • Tareas por realizar
  • Duración de las tareas
  • Estrategias a implementar
  • Participantes
  • Responsables del proyecto
  • Objetivos a cumplir
  • Fechas de aprobación y revisión
  • Indicadores de cumplimiento

¿Cómo realizar un plan de trabajo en Excel?

Un formato de plan de trabajo en excel te permitirá aprovechar el potencial de este software para mejorar la organización de tu proyecto. Es por ello que, en los siguientes apartados, te enseñaremos a construir tu propio plan de trabajo formato excel.

Establecer objetivo del plan de trabajo

En primer lugar deberás tener claro cuál es el objetivo principal de tu plan de trabajo: ¿cuál es el problema que pretendes solucionar? ¿Cómo vas a hacerlo? ¿Cuáles son las tareas que deben completarse para ello?

Determinar acciones por realizar

Se deben listar las tareas que conforman la totalidad del proyecto en una sección aparte del plan de trabajo. 

Agregar información de las acciones del proyecto

Con la finalidad de aclarar las diferentes tareas que deben completarse para la correcta ejecución del proyecto, es conveniente contar con una descripción de cada una de ellas.

Incluir escala de tiempo

El plan de trabajo debe mostrar el desarrollo de cada una de las tareas a lo largo del tiempo. Por ello, resulta necesario especificar los diferentes intervalos de tiempo en los que dividiremos todo el período de duración del proyecto a abordar.

Definir responsables de cada acción

Justo al lado de las descripciones asignadas a cada tarea, relacionamos cada una de ellas con el responsable o responsables encargados de su ejecución.

Definir recursos del proyecto

Tras establecer las metas y objetivos que conforman el plan de proyecto, el siguiente paso es listar los diferentes recursos con los que cuentas para la ejecución del trabajo en cuestión.

Determinar indicadores de control

A medida que el equipo vaya completando las diferentes tareas que conforman el plan de trabajo, deberemos actualizarlo para plasmar el progreso y evitar confusiones. Para ello, resulta recomendable construir una columna de indicadores de control, en la que se muestre el estado de las diferentes tareas, aunque también podemos utilizar casillas de diferentes colores para mostrar la misma información.

Ejemplos de planes de trabajo

En los siguientes apartados te mostraremos un plan de trabajo ejemplo para dos escalas de tiempo diferentes elaborados en Excel: uno mensual y otro semanal.

Modelo de plan de trabajo mensual en Excel

Para la elaboración de este modelo resulta fundamental especificar, en las primeras casillas, el objetivo del trabajo a organizar. 

Dentro del siguiente apartado, tal y como puedes ver en el ejemplo, listamos las diferentes tareas que conforman la planificación. En un ejemplo real, tendrías que asignarle a cada actividad una breve descripción que facilite su interpretación a la hora de leer el gráfico que estamos construyendo.

Por último, creamos nuestro cronograma en Excel, reduciendo el tamaño de las diferentes casillas y asignándoles colores diferentes a cada una de ellas en función de la duración de la tarea en cuestión. En el eje vertical pondremos las tareas que conforman nuestro plan de trabajo, y en el horizontal, los meses del año. De esta manera, si una tarea abarca varios meses, tan solo tendremos que rellenar las casillas pertinentes para dar a entender la duración de la misma.

Formato plan de trabajo semanal en Excel

El formato de plan de trabajo semanal en Excel puedes plantearlo de forma similar al del apartado anterior, sustituyendo para ello los meses por semanas. Para facilitar la redacción de fechas, puedes ajustar el formato de las casillas del eje horizontal a Fecha, escribir la primera y sumar 7 para obtener la fecha de la siguiente semana.

Preguntas relacionadas

¿Cómo hacer un plan de trabajo de recursos humanos en Excel?

La estructura de un plan de trabajo de recursos humanos en Excel es muy similar a la de los planes de trabajo citados en apartados anteriores. Las únicas diferencias residen en la mención a los profesionales y departamentos encargados de la elaboración de cada tarea, así como de los recursos necesarios para su respectiva ejecución.

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Para este tipo de cronogramas, lo único que debemos hacer es cambiar la escala de nuestra plantilla de meses o semanas a días, escribiendo en las celdas correspondientes las fechas de cada una y manteniendo intacta el resto de la estructura. Por lo general, los cronogramas de actividades diarias suelen englobar una gran variedad de actividades, por lo que tendrás que hacer bastante espacio para tu tabla, así como facilitar descripciones comprensibles para cada una de las tareas que permitan lecturas rápidas del plan de trabajo.

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