¿Cómo hacerlo?: Guía rápida para un plan de mantenimiento preventivo en Excel
El plan de mantenimiento preventivo es un trabajo cuyo seguimiento puedes hacer en un Excel. Es esencial hacer esta trazabilidad, ya que sabrás en que equipos o activos debes reparar o hacer mantención.
Pero, ¿en qué consiste un plan de mantenimiento preventivo?
En fácil, son inspecciones que se realizan a partir de tareas rutinarias y programadas hacia los equipos o activos de una empresa. De esta forma, se minimiza la posibilidad que una determinada pieza de un equipo falle.
Algunos ejemplos: lubricación, ajustes de cadenas o correas, revisiones técnicas, etc. realizadas por el fabricante.
Según Fiix Software, los objetivos son: aumentar la confiabilidad de los activos, reducir el tiempo de inactividad y maximizar el impacto de los costos y la mano de obra.
A considerar:
El mantenimiento preventivo se activa en función del tiempo o el uso. Por ejemplo, si un activo ha funcionado durante 100 horas, se activará automáticamente una orden de trabajo de mantenimiento preventivo.
¿Sabía que puedes implementar un plan de mantenimiento preventivo en Excel? Sigue leyendo este blog y sabrás el paso a paso para hacerlo.
¿Cuál es la importancia del crear un plan de mantenimiento preventivo?
Crear un plan de mantenimiento preventivo es esencial para un correcto funcionamiento de la producción. Así pues, al tener un control periódico, evitas problemas de roturas y mejorar la seguridad. De hecho, según cita MaintainX, el mantenimiento preventivo puede ahorrar a las instalaciones hasta un 18% en costos de mantenimiento.
Pero, ¿por qué es importante hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel? Podrás saber si existe una reducción en el tiempo de inactividad no planificado, la acumulación, la falta de comunicación, los accidentes y los costos de mantenimiento correctivo asociados con cada uno.
En síntesis: hacer un buen plan de mantenimiento preventivo, te ayudará a vencer la ineficiencia.
¿Qué deben incluir las planillas de mantenimiento de una empresa en Excel?
Para hacer una planilla de mantenimiento de una empresa en Excel, debes considerar las siguientes variables. La información es recopilada de Sofeast y JustExw:
- Instalación de la maquina o activo. Si no es la instalación propiamente tal, hacer registro del control de aquella máquina o activo.
- Tareas asociadas a esa instalación o control de mantenimiento.
- Frecuencia pactada para hacer la revisión o instalación (diario, semanal o mensual)
- Parámetros que se deben usar para controlar, especificaciones y materiales que se necesitan.
- Las pruebas para ejecutar.
- Periodicidad de las revisiones.
- Periodicidad de los informes.
¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel?
Si la finalidad es hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel, hay que considerar una serie de variables. Según el tipo de mantenimiento por hacer, tales variables pueden cambiar.
Sin embargo, a continuación, dejamos algunos puntos importantes a la hora de crear un plan de mantenimiento en Excel. ¡Revisemos!
Definir metas y objetivos
El primer paso al establecer un plan de mantenimiento preventivo en Excel es definir lo que se debe lograr. ¿Necesito ahorrar dinero en el mantenimiento?, ¿Debo evitar fallas que pueden comprometer el funcionamiento de la empresa? ¿Mantener equipos caros complicados de reemplazar?
De acuerdo con BRR, se debe ser concreto y establecer metas específicas y alcanzables.
Un ejemplo: Aumentar la disponibilidad de las máquinas un 50% o Reducir los fallos un 80%.
Hacer tabla con inventario de activos
Cuando haces un inventario, tendrás un claro panorama de los equipos que debes mantener. ¿Qué factores debo considerar? Te entregamos algunas ideas desde Infraspeak.
- Plazos de garantía.
- Recomendaciones del fabricante o el manual de usuario para el mantenimiento del equipo. Ejemplo: frecuencia de mantenimiento, vida útil prevista, condiciones óptimas de temperatura y humedad, etc.
- Información de controles anteriores para verificar el funcionamiento del equipo.
- Datos de reparaciones anteriores.
- Criticidad del activo
- Requisitos legales.
Asignar prioridades y recursos
Con estos datos ya ingresados, es hora de asignar las tareas a las personas responsable. En este punto, se recomienda agregar una prioridad (baja, normal o alto) y una fecha de vencimiento para garantizar que todo el equipo esté alineado.
De hecho, es recomendable revisar previamente las maquinarias y/o activos por hacer la mantención. Al tener ese registro, se deben otorgar las indicaciones para el mantenimiento. Por ejemplo, pueden enlistarse los repuestos necesarios, consumibles, documentos, herramientas, normas de seguridad, etc.
Crear indicadores de mantenimiento
Es difícil saber si un programa de mantenimiento preventivo en Excel está funcionando sin establecer objetivos concretos. Hay muchas métricas de mantenimiento que puedes usar.
De acuerdo con FixSoftware, algunos de ellos pueden ser:
- Porcentaje crítico de mantenimiento programado.
- Porcentaje de mantenimiento planificado.
- El cumplimiento del mantenimiento preventivo.
- La efectividad general del equipo.
- Tiempo medio entre fallas.
Definir responsables
Es importante establecer recursos, tiempo, mano de obra y otros requisitos para cada tarea de mantenimiento preventivo. Esto permite a los asignar fácilmente tareas a los responsables. Todo esto, según el conjunto de habilidades y la disponibilidad de un técnico.
Desde GofMx, sugieren “que cada técnico de mantenimiento ejecute una tarea de mantenimiento preventivo es una excelente manera de medir su comprensión del proceso”.
Revisar y mejorar el plan de mantenimiento preventivo
Es esencial contar con una lista de verificación de mantenimiento preventivo De esta forma, harás un seguimiento constante de los KPI, como el tiempo medio de reparación, el porcentaje de mantenimiento planificado y el tiempo medio entre fallas.
Analizar estas estadísticas y compararlas con los números del plan previo debería darle una buena idea de cómo su programa está afectando la eficiencia de su operación de mantenimiento.
Preguntas relacionadas
Mantenimiento preventivo basado en el tiempo: Se realiza a intervalos de tiempo establecidos. Según recomendaciones, es más beneficioso para los equipos que necesitan mantenimiento según un calendario.
Mantenimiento preventivo basado en medidores: Se realiza a partir una lectura de medidor establecida. Las tareas de mantenimiento preventivo se activan después de una cierta cantidad de horas operadas, kilómetros recorridos o ciclos de producción realizados.
De acuerdo con Maintworld, estos son los principales indicadores de mantenimiento.
Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP): Porcentaje de tiempo dedicado a las actividades de mantenimiento planificadas frente a las no planificadas.
Eficacia General del Equipo (EGE): Medida de la productividad de una pieza de equipo. Brinda datos informados sobre la eficacia de los procesos de mantenimiento en función de factores. Algunos de ellos son: la calidad, el rendimiento y la disponibilidad del equipo.
Tiempo Medio de Reparación (TMR): Es la medida de la mantenibilidad de los elementos reparables. Esto incluye el tiempo de reparación, el período de prueba y el regreso a la condición de funcionamiento normal.
Tiempo medio entre fallas (TMEF): Es la medida del tiempo previsto entre una avería y la siguiente durante el funcionamiento normal.
Cumplimiento del mantenimiento preventivo (CMP): El cumplimiento de mantenimiento preventivo, se define como el porcentaje del trabajo preventivo programado y completado en un tiempo determinado.
Es una lista con todas las acciones por realizar en el plan de mantenimiento preventivo en Excel. Una checklist de mantenimiento sirve para hacer un:
1- Seguimiento constante de los KPI.
2- Como el tiempo medio de reparación.
3- Porcentaje de mantenimiento planificado.
4- Tiempo medio entre fallas.
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