Detección de necesidades de capacitación: qué es, guías y buenas prácticas
The Capacitation needs' detection (DNC) es una acción fundamental cuando debes realizar un Training Plan. En el volátil entorno laboral actual, realizar una capacitación es una misión fundamental que las empresas necesitan. No solo es para mejorar el desempeño de un trabajador y que ello, lleve cumplir los objetivos de la empresa. Capacitar al personal debe disminuir la brecha de skills y potenciar a los trabajadores hacia un nuevo nivel.
Imagina el siguiente caso: Te cansaste del sedentarismo y quieres incorporar – por fin – el deporte en tu vida. Para elegir una actividad te harías unas preguntas básicas: ¿Cuáles son mis habilidades deportivas fuertes?, ¿Mi objetivo es bajar de peso o aumentar masa muscular? ¿Cuánto dinero destinaré en mi presupuesto personal?, ¿Gimnasio o clases guiadas?
Qara encontrar respuestas, puedes hacer desde una simple búsqueda en Google, pedir referencias de algún conocido, un video en YouTube, entre otras. También puedes probar yendo a una clase gratuita y probarlo por ti mismo. Todas estas acciones te ayudarán a recopilar la información que necesitas para iniciar tu rutina.
Something similar is to perform a DNC. Una herramienta de análisis que, como afirman desde Mettl, allows you to visualize the purpose of doing training in a realistic way. “Ensuring that expectations, objectives and business impact are achievable.”
At Ninja Excel we want to support you in every step to complete a training. In the following blog, you will know how to carry out an effective Training Needs Detection.
What is a Training Needs Detection?: Definition and objectives
La DNC es un instrumento para identificar y analizar la brecha entre los conocimientos y habilidades reales versus los deseados en el trabajo.
Timely detection of training needs will help strengthen people's performance. De esta manera, puedes ofrecer un programa de formación determinadas por las necesidades de un área o por una habilidad específica.
Gracias al DNC, los procesos de capacitación lograrán satisfacer las necesidades. “[…] In order to make them achieve their objectives, whether short, medium or long term.", they affirm from UAEH.
La necesidad de hacer una capacitación en cualquier empresa, se resume en la ecuación propuesta por Michael L. Moore y Philip Dutton.
Training needs =
Standard or desired execution – Present or current execution
FOUNTAIN: DIPBOYE, RL; SMITH, CS AND HOWELL, WC (1994) UNDERSTANDING INDUSTRIAL AND ORGANIZATIONAL PSYCHOLOGY. AN INTEGRATED APPROACH
In short, by preparing a DNC you will be able to:
- Prioritize resources and time.
- Make informed decisions.
- Conocerás si existen brechas de competencias, conocimientos y/o habilidades.
- Gather powerful information about your collaborators.
- Align the objectives of doing training with business objectives.
¿Cómo saber si la empresa hace una Detección de Necesidades de Capacitación?
Cambios en la estrategia organizacional: Si la empresa redefine sus objetivos o lanza nuevos productos, necesita revisar las competencias del personal.
Nuevas tecnologías o procesos: La implementación de nuevas tecnologías o procesos requiere que los trabajadores aprendan a utilizarlos eficientemente.
Bajo rendimiento o productividad: Una DNC puede detectar si los trabajadores necesitan más capacitación para mejorar su rendimiento.
Altas tasas de rotación o baja satisfacción laboral: Una alta rotación o trabajadores insatisfechos podrían indicar falta de capacitación adecuada. La DNC puede ayudar a entender qué áreas necesitan reforzarse.
Cambios en normativa o regulaciones: Las nuevas leyes o regulaciones pueden requerir nuevos conocimientos.
Evaluaciones de desempeño: Las evaluaciones de desempeño que muestran brechas constantes indican la necesidad de capacitación. Una DNC puede identificar qué habilidades faltan.
6 steps to carry out a Training Needs Detection
1- ¿Qué queremos lograr? Definición de objetivos
Antes de formalizar una necesidad de hacer un DNC, debemos repasar los objetivos de la empresa. Este es el punto de partida para descubrir porque necesitas aplicar un plan de capacitación. De esta forma, priorizarás las habilidades, competencias o herramientas que requieres que tus trabajadores aprendan.
Bajo este prisma, el tener objetivos organizacionales roots training in a broader context. Hace que la capacitación tenga un propósito más allá.
Training Objectives + Business Objectives = Goal achieved
From SHRM enfatizan en que la empresa debe hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Por qué la organización está haciendo una evaluación de las necesidades de capacitación?
- What is the end result that the worker, manager or area is trying to achieve?
- Will training contribute to this achievement?
2- Identificar competencias que ayudará a cumplir el propósito
El siguiente paso es saber los comportamientos, conocimientos o skills que el trabajador debe tener en su puesto de trabajo. Siempre y cuando, esté vinculado a métricas de desempeño o KPI individuales.
3- Obtain information to know existing competencies or skills
Teniendo en mente lo que queremos, podremos dirigir nuestros esfuerzos hacia conocer el escenario actual. En esta fase, podemos detectar las necesidades de capacitación de los trabajadores y las áreas de oportunidad de mejora. In accordance with BLGroup, “los datos recopilados deben dar como resultado la vinculación de cada competencia con el objetivo empresarial deseado.”
Métodos para identificar las necesidades de capacitación
According to E-Learning Industry para obtener información de las habilidades de los colaboradores, el equipo de recursos humanos puede elaborar:
- Psychometric test: They evaluate the traits and characteristics of the worker's personality.
- Entrevistas y cuestionarios: Dan cuenta cómo el trabajador, se está desempeñando en relación con los KPI y/u objetivos.
- Focus group interviews with managers or direct supervisors.
- Work metrics: Data collected from a Performance Review, for example, can help develop the DNC.
Evaluation reports of courses already taken: Diagnostic tests from other courses, will also provide valuable information.
4- Brecha de habilidades: Identificar lo que existe y lo que falta
En este paso debes comparar las habilidades, competencias o destrezas ya cumplen los trabajadores versus las que faltan incorporar.
5- Define the proposed Training need
From AIHR sugieren aplicar el modelo ADDIE para sintetizar. Es un acrónimo en inglés de Analizar, Diseñar, Desarrollar, Implementar y Evaluar. Un buen diseño de una capacitación implica pasar por las cinco etapas. Es justamente esta etapa donde, antes de elegir el programa por aplicar, debes zanjar:
- Los objetivos de capacitación y su alineación con los objetivos de la organización.
- The target audience.
- Recognize the results of behavior.
- Identify learning limitations.
6- Priorizar, analizar y elaborar el plan de capacitación
¡Finalmente! Es momento de tomar decisiones. Con la información lista, puedes iniciar el diseño del plan de capacitación.
En esta etapa se debe:
- Definir el presupuesto destinado.
- Búsqueda de proveedores para la capacitación.
- Hacer cronograma o plan de trabajo con los horarios de la capacitación.
- ¡Ejecutar los programas de capacitación!
Beneficios de Realizar una Detección de Necesidades de Capacitación
- Identificación temprana de brechas de conocimiento: Permite detectar brechas antes de que se conviertan en problemas, facilitando una intervención proactiva.
- Mejora la planificación anual: Ayuda a elaborar un plan de capacitación eficiente, programando las sesiones en los momentos más adecuados del año.
- Descubrimiento de capacitaciones relevantes: Facilita la identificación de habilidades que necesitan ser potenciadas y el tipo de capacitación necesaria.
- Enfoque preciso en las áreas que lo requieren: Asegura que la capacitación se dirija a las áreas y trabajadores que realmente la necesitan, mejorando la efectividad y eficiencia.
- Alineación con el contexto organizacional: Permite alinear la capacitación con los objetivos de la empresa, maximizando el retorno de inversión (ROI) y satisfaciendo las necesidades tanto de los colaboradores como de la organización.
Frequent questions
He proceso de detección de necesidades de capacitación (DNC) es un procedimiento sistemático que busca identificar las brechas de competencias en una organización. Estas brechas se refieren a carencias en conocimientos, habilidades o actitudes necesarias para que los empleados desempeñen eficazmente sus funciones.
La detección de necesidades de capacitación se realiza mediante una combinación de técnicas de análisis y diagnóstico. Estas incluyen encuestas, entrevistas, observación directa, análisis de descripciones de puestos y revisión de manuales de procedimientos.
El objetivo es recopilar datos sobre el desempeño actual de los empleados y comparar estos con los estándares requeridos por la organización. El proceso puede involucrar tanto a los trabajadores como a las jefaturas, asegurando que la capacitación sea objetiva y relevante.
Las seis etapas clave de la DNC son:
- Análisis de la situación: Evaluar el contexto organizacional y los objetivos estratégicos.
- Identificación de competencias: Determinar las habilidades y conocimientos necesarios.
- Evaluación del desempeño actual: Comparar el desempeño actual con el deseado.
- Identificación de brechas: Detectar diferencias entre el desempeño actual y el ideal.
- Prioridad de necesidades: Clasificar las brechas según su impacto en los objetivos organizacionales.
- Desarrollo de un plan de acción: Crear un plan de capacitación para cerrar las brechas identificadas.
Nicolas Cortes
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!
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