Plan de capacitación 2024: Objetivos, paso a paso + planilla gratis

Hacer un plan de capacitación para este 2024 es una de las acciones para potenciar las habilidades de tus colaboradores. Sin embargo, la implementación de un plan de capacitación no es fácil. La falta de motivación, las nuevas modalidades de trabajo, la transformación digital o los pocos recursos disponibles, hacen de la capacitación un lujo que pocas empresas se pueden otorgar. No obstante, el plan de capacitación tiene un propósito esencial: alinear a las personas con los objetivos del negocio para lograr su éxito.

Para cualquier empresa, potenciar y fortalecer las habilidades de sus trabajadores es piedra angular de su desarrollo. El conocimiento es un activo valioso y es necesario en toda compañía. Según datos de un estudio elaborado por Manpower el año 2022 a 49 mil personas en 41 países, reveló que el 77% de las compañías encuestadas reporta escasez de talento con las habilidades requeridas para el puesto trabajo.

Frente a este escenario, desarrollar una capacitación es una de las estrategias para cerrar las brechas de habilidades. Según el mismo estudio, los empleadores están abordando este déficit invirtiendo en su gente “ahora más que nunca”. El 72% de los encuestados ya están haciendo acciones para mejorar las capacidades y habilidades de su fuerza laboral.

En suma, hacer un plan de capacitación ayudará a tu organización a tener una hoja de ruta clara y concreta sobre qué habilidades potenciar. Si bien, puede ser un proceso complejo, aquí descubrirás cómo iniciar este proyecto con éxito en este blog. El paso a paso lo tienes aquí ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un plan de capacitación?

El plan de capacitación es un programa de carácter educacional y formativo cuyo propósito es desarrollar conocimientos o habilidades de los colaboradores para que los apliquen en su lugar de trabajo. Este plan debe ser ejecutado de forma organizada y sistematizada. Además, debe crearse transversalmente entre todos los departamentos de la empresa u organización.

Hacer un plan de capacitación implica el trabajo del área de personas, recursos humanos o desarrollo organizacional en:

Identificar las necesidades de capacitación.
Contrastarlos con las expectativas y necesidades de habilidades que los líderes tienen.
Sistematizar los hallazgos y hacer una propuesta o malla curricular para la capacitación.
Aplicar la capacitación y evaluar sus efectos en la organización.

¿Por qué es importante hacer un plan de capacitación?

La capacitación de los colaboradores es un proceso relevante. No debe ejecutarse solo por el cumplimiento de metas o estar al día con alguna normativa. La capacitación debe ser un compromiso que agregue valor en la empresa, sea en conocimientos, experiencias o resolución de problemas.

Así lo constatan variados estudios. En el último informe de Tendencias Globales en Capital Humano hecho por Deloitte, hace hincapié en fortalecer las habilidades. El estudio enfatiza que un enfoque en la gestión del trabajo basado en competencias hace más fácil dar con el talento humano esperado. De acuerdo con Deloitte, las organizaciones que están centradas en potenciar las habilidades tienen un 107% más de probabilidades de posicionar eficazmente a los talentos y un 98% más de probabilidades de retener a los colaboradores de alto rendimiento.

En resumen, hacer un plan de capacitación garantizará:

Actualización constante en habilidades o conocimientos necesarios para el puesto de trabajo.
Reducción de la rotación de trabajadores.
Acelerar tareas y procesos entre distintos departamentos de la empresa.
La organización es vista como una buena práctica.

Beneficios de hacer un plan de capacitación

Siguiendo esta línea, los beneficios de actualizar estos conocimientos no sólo posicionarán a las organizaciones como precursoras de innovación, sino que también aportarán beneficios, tanto a los colaboradores como a la empresa en sí. Entre los más relevantes encontramos:

La optimización del tiempo.
El aumento del compromiso de tus colaboradores con la organización.
Mayor retención del talento dentro de la empresa.

Como ves, son muchas las razones por las que deberías iniciar un proceso de capacitación en tu organización. Sin embargo, puede ser un proceso largo y complejo por todos los aspectos a considerar. No obstante, hoy conocerás los 7 pasos para hacer un plan de capacitación de forma sencilla y efectiva.

¿Por qué hacer un plan de capacitación?

Sabemos que hacer un plan de capacitación es un proceso administrativo que puede ser complejo. Analizar las diferentes necesidades de tus colaboradores, comparar proveedores, metodologías, reportar resultados y motivar la asistencia y adherencia a los programas son solo algunos de los desafíos que has visto.

Sin embargo, es una de las mejores inversiones que puedes hacer. Así lo constata el Linkedin Workplace Learning Report, donde el 89% de los profesionales de formación y desarrollo coinciden en que “desarrollar las habilidades de los trabajadores ayudará a prepararse para el futuro escenario”.

Entonces, ¿cómo iniciar este proceso? Para partir, siempre viene bien una base. A continuación, te presentaremos los 9 pasos imprescindibles a considerar para hacer tu plan de capacitación.

9 pasos para elaborar un plan de capacitación

1.- DNC o Diagnóstico de Necesidades de Capacitación:

Es conocido como Detección de Necesidades de Capacitación. Es un estudio hecho por las organizaciones con el propósito de identificar las necesidades y requerimientos de habilidades o herramientas que tienen los trabajadores. Este proceso te ayudará a saber cuáles son las prioridades reales al momento de capacitar a tus colaboradores. Además, podrás tener resultados respecto a las expectativas de los colaboradores y líderes. También herramientas como encuestas de clima laboral aportarán a este proceso.

Gracias a un DNC podrás saber:

Los principales tópicos de interés por área de la empresa
El estado actual de habilidades, competencias o conocimientos de tus colaboradores
Conocer las expectativas y motivaciones de trabajadores y líderes en relación con su capacitación

2.- Objetivos SMART de la capacitación

¿Conoces el significado de la palabra “SMART”? De seguro lo has escuchado en más de una oportunidad y servirá en la construcción de tu plan de capacitación. SMART es un acrónimo en inglés para definir objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes en un tiempo determinado. Sabiendo esto, es importante que todos los objetivos que determines contengan estos factores. Para esto, te pueden ayudar las siguientes preguntas:

¿De qué forma podré determinar si este proceso es exitoso?
¿Qué resultados estoy buscando?
¿Estos resultados están alineados a las metas de mi organización?
¿Podré conseguirlos en un trimestre, semestre o en un año?

3.- Método de capacitación: ¿e-Learning, híbrido o presencial?

No hay una respuesta correcta a esta pregunta. El método de capacitación idóneo para considerar en tu plan de capacitación 2024 dependerá de la herramienta o conocimiento a potenciar. ¿Te imaginas aprender a manejar un camión en un curso 100% remoto? Lo más probable es que no. Y así mismo te podemos preguntar respecto a herramientas digitales: ¿Te hace sentido aprender Excel escuchando a un profesor sobre la función CONTAR.SI en lugar de aprender utilizando ejercicios prácticos que enfrentarás en tu vida laboral? ¡De seguro no!

El mejor método de capacitación será el que:

Se adapta al trabajo de un área en particular de tu empresa.
Pueda tener ejemplos relevantes aplicados al puesto de trabajo.
Tenga reportes del desempeño y asistencia de tus diferentes equipos para la toma de decisiones.
Sea flexible a los horarios y los tipos de jornada laboral de tu organización.
Pueda generar un entorno para compartir conocimientos.

4.- Presupuesto y financiamiento de la capacitación

Llegó la hora de hablar de uno de los factores más relevantes a la hora de invertir en capacitación: el presupuesto. Esto debido a que el dinero con el que cuentes determinará el proveedor para capacitar. Para planificar y ver cómo armar tu presupuesto, considera primero los ítems básicos: ¿La capacitación requiere la movilización de tus equipos? Considera el transporte ¿El proceso será de más de 4 horas? Piensa en incluir alimentación. También, analiza si necesitarás insumos para la capacitación o si esos gastos están incluidos en el programa que te ofrezca el proveedor.

5.- Priorizar los asistentes de la capacitación

Capacitar a todos los colaboradores de una empresa es el mejor de los escenarios, sin embargo, es poco realista. Los recursos asignados para ejecutar el plan de capacitación pueden ser escasos, por tanto, es esencial priorizar. Apóyate en los hallazgos de la Detección de Necesidades de Capacitación y determina a quién proponer la capacitación según:

Resultados de su evaluación de desempeño laboral.
Medición diagnóstica en herramientas o habilidades críticas en función de su puesto de trabajo.
Motivación y entusiasmo del equipo en capacitarse .
Proyección de ROI que puede entregar el colaborador capacitado a la empresa.

6.- Elegir el proveedor de capacitaciones

Elegir un buen proveedor es probablemente una de las partes más relevantes de tu plan de capacitación. Cuando ya sepas cuándo, en qué, a quiénes capacitar y tengas el presupuesto disponible, llega la hora de buscar con quién trabajar. En el mercado hoy existen muchas opciones que varían en metodologías, formatos, modalidades y un largo etcétera. Es por esto, que es importante que, al momento de cotizar, hagas todas las preguntas necesarias de acuerdo con los objetivos que fijaste en un inicio.

Como te mencionamos, hoy en el mercado existen muchas ofertas, algunas más accesibles que otras, como también, más o menos efectivas. En ese sentido, es importante que te mantengas fiel a tu programa. Sabemos que es tentador contratar un curso por poco presupuesto, pero ¿vale la pena realmente si no tendrán ningún beneficio para tus equipos? Intenta siempre mantener esto balanceado.

7.- Ejecutar la capacitación

La ejecución de una capacitación es una etapa crucial en el desarrollo de habilidades y conocimientos. Aquí es donde se aplica el plan de capacitación en plenitud. Durante la ejecución debes ir corroborando:

El cumplimiento de los plazos de inicio y término de la capacitación. Puedes organizar cada una de las acciones de la capacitación mediante un plan de trabajo. En Ninja Excel tenemos una planilla en Excel esencial para ti.
Ir monitoreando la asistencia de los colaboradores a las capacitaciones.
Atender dudas y consultas respecto al contenido de la capacitación o el uso de la plataforma donde se ejecuta la capacitación.

8.- Certificar la capacitación

¡Es hora de compartir lo aprendido! Un paso fundamental para completar todo plan de capacitación es la retribución de las certificaciones. Puede ser en certificado, una insignia o un diploma. Esta será la forma de constatar las horas dedicadas al aprendizaje y la temática aprendida. Con una certificación, podrás garantizar:

La comprensión de los conocimientos que tiene un colaborador sobre un tema en particular o general.
Las horas de estudio dedicadas.
Código de validación que comprueban la autenticidad del certificado.

9.- Medir el éxito de tu plan de capacitación

Cómo te contábamos arriba, SMART es un acrónimo en inglés en el cual la “M” es measurable lo que en español significa “medible”. En ese sentido, para poder calcular el éxito de tu programa de capacitación necesitas definir un marco de referencia.

¿Has oído sobre KPI, OKR, o ROI? Todas estas son formas de medición que apuntan a diferentes visiones. Los KPI o Key Performance Indicators suelen responder a proyectos específicos y suelen ser cuantitativos, mientras que los OKR u Objectives and Key Results, están definidos alrededor de la visión de la organización para alinear esfuerzos y poseen aspectos tanto cuantitativos como cualitativos.

El ROI o Return on Investment funciona algo diferente. Parte desde la premisa: “hasta que no se pruebe lo contrario, la inversión es un gasto”, por lo que debemos analizar el retorno de cada inversión a través de los beneficios que se obtengan a partir de ella. Si te interesa saber más sobre esto, puedes revisar nuestro webinar “Medición del Impacto de la Capacitación: Un desafío pendiente para Latam” que realizamos con Rodrigo Lara, Lead Partner del ROI Institute.

7 consejos de alto impacto para elaborar Plan de Capacitación 2024

En síntesis, para elaborar un plan de capacitación que logre los efectos de aprendizaje y desarrollo deseados en el equipo, te aconsejamos lo siguiente:

Comunica el propósito y los objetivos de la capacitación: Asegúrate de que todos los colaboradores y encargados del plan de capacitación comprendan su propósito y objetivos. Esto ayudará a garantizar que todos estén en la misma página y trabajen hacia los mismos resultados.
Realiza encuestas a tus trabajadores: La mejor fuente de información sobre el rendimiento y las necesidades de aprendizaje son tus actuales colaboradores. Ellos conocen en qué áreas o temas tienen oportunidad de mejora.
Fomenta una mentalidad de “aprendizaje constante”: ¡Que nada los detenga! Ser un miembro activo en el fomento de una cultura de aprendizaje continuo en tu organización. Esto ayudará a mantener a los colaboradores comprometidos y motivados para seguir creciendo profesionalmente.
Informar regularmente sobre los resultados de la capacitación: Es importante mantener a todos informados a todos los involucrados en el proceso. El área de personas, los líderes por departamento y la empresa en su totalidad, debe conocer el progreso y los resultados del plan de capacitación. Esto ayudará a demostrar el valor de la capacitación y a mantener el engagement con el proceso.
Asegúrate de que tu programa de capacitación esté alineado con las metas estratégicas del negocio: Obtén el respaldo de los líderes, conoce las metas y estrategia de la empresa. De esta forma, sabrás cómo podrá impactar tu programa de capacitación en esos objetivos.
Entrega la capacitación utilizando métodos que conducirán a resultados clave: Elige métodos de entrega que sean efectivos para tu audiencia objetivo y que conduzcan a los resultados deseados. Puedes conocer más en este artículo sobre los diferentes métodos de capacitación.
Mide y repite: Finalmente, es importante medir la efectividad de tu plan de capacitación y hacer ajustes según sea necesario. Esto implica tomar el feedback de trabajadores con encuestas de satisfacción, realizar evaluaciones formales del rendimiento o utilizar otras métricas para medir el impacto en el lugar de trabajo.

Obtén tu planilla Plan de Capacitación 2024

¡Ya es hora de llegar a tu equipo al siguiente nivel! En Ninja Excel hemos preparado la siguiente plantilla que será tu aliado indispensable para organizar tu plan de capacitación 2024 y aplicar todos los consejos de esta nota. Con esta planilla podrás:

Registrar los datos de todos los miembros de tu empresa según variables como nombre, área, número de identificación, entre otros.
Acceso a un dashboard con datos de desempeño e inversión en capacitación.
Registro de tiempos y contenidos de la capacitación

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