Excel CONTAR SI: Simplificando nuestro recuento de datos

Información clave:

La función CONTAR SI nos permite contar elementos de una selección de datos (“rango”) en función de una condición (“criterio”) definido por nosotros. Excel evaluará la condición en cada una de las celdas que le indiquemos y verá cuántas la cumplen. Luego nos entregará el número total de las que la cumplieron.

Lo básico:

  • Finalidad: nos permite contar celdas en un rango de datos, según un criterio definido por nosotros. 
  • Características: Es la unión de otras dos funciones de Excel, CONTAR y SI, en un mismo paquete. Puede ser usado en cualquier dirección.
  • Sintáxis: =CONTAR.SI(rango; criterio)
  • Argumentos:
    • rango = La selección de celdas en la que se contará
    • criterio  = La condición según la cual se contará

Paso 1: Seleccionando un rango de datos

Al usar la función de Excel CONTAR SI tenemos que seleccionar los datos sobre los que queremos contar algo. A esto lo llamamos “rango” y puede ser seleccionado en cualquier dirección. En el siguiente ejemplo queremos contar las X dentro del cuadrado:

Excel contar.si contar si ejemplo rango

Dado que la tabla va de B3 a E8, seleccionamos esta matriz como nuestro rango:

Excel contar.si contar si ejemplo rango resultado

Así el rango queda definido como: 

  • rango                                B3:E8

Como vemos en el ejemplo, la función nos arrojó correctamente que en nuestro rango existen 8 celdas que contienen la letra X:

Excel excel contar.si contar si ejemplo rango x resultado

Asegúrate de seleccionar correctamente el rango de celdas y así evitar errores.

Paso 2: Definiendo un criterio

Al aplicar la función de Excel CONTAR SI debemos definir un criterio, es decir, la condición sobre la cual Excel contará nuestras celdas. Esta condición puede tomar diferentes formas según lo queremos buscar.

CONTAR SI según un criterio numérico:

Podemos usar la función para que cuente las celdas que contienen el criterio numérico que nosotros le demos. Tomando el ejemplo de la imagen siguiente, queremos ver cuántas personas tienen 35 años:

Excel contar.si contar si ejemplo número exacto años

Como estamos viendo los años, nuestro rango pasa a ser la columna “Edad”, que va desde la celda D4 a la D8. En este caso la condición es tener 35 años, por lo que la función incluye un 35 como criterio. Así:

  • rango     = D4:D8 (Datos columna “Edad”)
  • criterio   = 35 (La persona tiene 35 años)

Es decir, nuestra función CONTAR.SI corresponde a:

=CONTAR.SI (D4:D8,35)

Esto da como resultado 2, es decir el número de celdas que cumplen la condición:

Excel contar.si contar si ejemplo número exacto años resultadoA su vez, La condición de la función de Excel CONTAR SI puede ser el valor de otra celda. En la imagen vemos un ejemplo de cómo ingresar esto:

Excel contar.si contar si ejemplo número exacto años otra celdaAhora la condición está dada por la celda H4, que contiene el número 35, con lo que obtendremos el mismo resultado.

CONTAR SI según un criterio en palabras:

También podemos usar la función de Excel CONTAR SI para contar según un criterio en palabras. Ahora al escribir la condición debemos preocuparnos de que la palabra vaya entre comillas (“”), ya que con esto le decimos a la función CONTAR SI que es un texto. En el siguiente ejemplo queremos contar todas las personas que se llamen Juan:

Excel contar.si contar si ejemplo por nombre

Podemos ver que ahora nuestro rango es la columna “Nombre”. El resultado que nos entregará CONTAR SI es 2.

Al igual que con números, es posible sacar la condición de otra celda, donde no es necesario agregar comillas porque la función CONTAR SI reconocerá que la celda original es texto:

Excel contar.si contar si ejemplo por nombre otra celda

La condición en este caso viene de la celda H3, que dice Juan, por lo que CONTAR SI contará la cantidad de veces que el nombre “Juan” se repite en nuestro rango, y nos dará como resultado 2.

Operadores lógicos

Podemos combinar la función de Excel CONTAR SI con operadores lógicos (>,<,<>,=) para hacer condiciones numéricas más complejas. Estos operadores son:

  • >                                       Mayor que
  • <                                       Menor que  
  • <>                                     Distinto a
  • =                                       Igual
  • >=                                     Mayor o igual que
  • <=                                     Menor o igual que

Ahora queremos que la función CONTAR SI nos muestre todas aquellas personas que tienen más de 30 años. Para esto usamos > (mayor que) y 30 como partes de nuestra condición. Pero dado que > corresponde a texto, toda nuestra condición debe ir entre comillas:

Excel contar.si contar si ejemplo mayor que

Esta función nos entregará un 4, ya que todos menos Juan Bilbao tienen sobre 30.

Supongamos que ahora queremos contar todas aquellas personas que no tienen el cargo de analista. Usamos la función CONTAR SI incluyendo el operador <> (distinto a) y la palabra analista.

Excel contar.si contar si ejemplo diferente a

Nuestro rango ahora es la columna cargo. Esto nos entrega el siguiente resultado:

Excel contar.si contar si ejemplo diferente a resultado

Tip Ninja: La función CONTAR SI no reconoce mayúsculas, por lo que usar como condición “Analista”, “analista” o “AnAlIStA” entrega el mismo resultado.

Podemos también usar operadores lógicos y condiciones que provengan de una celda, pero usando el carácter “&”. En este caso, es el operador lógico el que va entre comillas, pero no &. La siguiente imagen muestra el ejemplo que utilizamos anteriormente acerca de las personas con más de 30 años:

Excel contar.si contar si ejemplo mayor a otra celda

Tip Ninja: Puedes usar esta función incluyendo otras funciones como condiciones para lograr mejores resultados. Un ejemplo es usar la función de Excel PROMEDIO y “>” para contar aquellas personas que estén sobre el promedio de edad.

Tip Ninja: CONTAR BLANCO es una variación de CONTAR SI que cuenta el número de celdas en blanco en un rango, lo que puede ser útil al trabajar con muchos datos para saber a cuantos les falta información.

Comodines

Hay ciertos caracteres que pueden ser usados en la función CONTAR SI, conocidos como “comodines”, que permiten realizar acciones especiales en las condiciones.

Asterisco:

Según donde se ubique el asterisco en la condición (*), puede indicar a la función de Excel CONTAR SI diferentes cosas:

  • Si es que va antes de la condición (ejemplo: “*dro”) indica que puede venir algo antes de lo escrito. En el ejemplo la función CONTAR SI reconocerá “Pedro” y “Alejandro” como celdas que cumplen la condición.
  • Si es que va después de la condición indica que puede ir algo después de lo escrito. Si es que ahora escribimos la condición como “Pe*”, CONTAR SI reconocerá “Pedro”, pero no “Alejandro”.
  • También puede ir antes y después de la condición, indicando que puede venir algo antes y después de lo escrito. Si escribimos la condición como “*dro*”, CONTAR SI reconocerá “Pedro Pablo” como una celda que cumple la condición.

En el siguiente ejemplo queremos saber cuántos nombres empiezan con la letra “M”, por lo que escribimos como condición “M*”, ya que así le decimos a Excel que la condición es que parta con M, pero que puede venir cualquier cosa después:

Excel contar.si contar si ejemplo asterisco comodin wildcardEsto nos dará como resultado 2:

Excel contar.si contar si ejemplo asterisco comodin wildcard resultadoSigno de interrogación:

El signo de interrogación (?) indica a la función que en el lugar donde ubicamos el signo puede ir cualquier otro caracter. En el siguiente ejemplo queremos ver cuantas personas se llaman Juan o Joan, que solo difieren en el segundo carácter, el cual por reemplazamos “?”, para indicarle a Excel que se permite cualquier caracter en ese lugar:

Excel contar.si contar si ejemplo signo interrogación comodin wildcard

Esto nos dará como resultado 2, ya que Excel reconoce los nombres Juan y Joan como que cumplen la condición:

Excel contar.si contar si ejemplo signo interrogación comodin wildcard resultadoDebemos recordar que el “?” reemplaza solo un caracter, por lo que en el ejemplo anterior CONTAR SI no incluye a Julián. Si quisiéramos contar cuántos Julián hay la condición sería “J???án”.

CONTAR SI CONJUNTO: Contando según varios criterios

  • Finalidad: CONTAR SI CONJUNTO es similar a CONTAR SI, pero permite incluir diferentes condiciones para obtener un solo resultado.
  • Características: Solo el primer rango y criterio son obligatorios, ya que puede tener hasta 126 pares de rangos/criterios extra. Los rangos extra no pueden superar el tamaño del primer rango.
  • Sintáxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterio1, [rango_criterios2; criterio2]; …)
  • Argumentos:
    • rango_criterios1  = Rango donde se evalúa el criterio 1
    • criterio1 = Condición sobre la cual se cuenta en el rango 1
    • rango_criterios2, criterio2… = Pares extra de rangos y criterios

La función de Excel CONTAR SI CONJUNTO nos permite contar datos a partir de varios criterios. En el siguiente ejemplo queremos ver cuántas personas son mayores de 30 años y son analistas.  Para esto nuestra primera condición será que la persona tenga más de 30 años y su rango será la columna “Edad”. Nuestra segunda condición será que la persona sea analista y su rango será la columna “Cargo”:

Excel excel contar.si contar si contar.si.conjunto contar si conjunto ejemplo mayor que condicionLos elementos que deberá contiene nuestra función CONTAR SI CONJUNTO son:

  • rango_criterios1  = D4:D8 (Columna “Edad”)
  • criterio1 =  “>30” (Ser mayor de 30)
  • rango_criterios2  = E4:E8 (Columna “Cargo”)
  • criterio2  = Analista (Ser analista)

Es decir, nuestra función corresponde a:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(D4:D8,”>30”, E4:E8, “Analista”)

El resultado que obtenemos es 1, ya que solo María Tapia cumple ambas condiciones:

Excel excel contar.si contar si contar.si.conjunto contar si conjunto ejemplo mayor que condición resultado

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