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¿Cómo usar Excel para la organización de horarios laborales?

¿Cómo usar Excel para la organización de horarios laborales?

Más allá de la realización de cálculos, Excel tiene funciones muy interesantes que pueden ayudarnos en labores de planificación. En ese sentido, vamos a hablar un poco acerca de cómo hacer un horario en Excel para ti mismo o para tu plantilla de trabajadores.

¿Qué es una planilla de asistencia laboral?

Se trata de un documento que contiene todo lo relacionado con la asistencia de los trabajadores de una empresa durante el mes en curso. La planilla de asistencia laboral es el registro que sirve como soporte para calcular posteriormente los días trabajados y aquellos que deben ser descontados por ausencias.

De esta manera, es obligatorio que los trabajadores marquen su asistencia a través del método implementado en la empresa: marcaje biométrico, escaneo de tarjetas o firmando manualmente. Como mencionamos antes, la planilla es procesada al final del mes a fin de calcular lo referente a ausencias y días trabajados.

¿Qué elementos debe tener una planilla de Excel de horarios de trabajo?

Si quieres crear una planilla de Excel para el control de horas trabajadas de los trabajadores de tu empresa, a continuación detallaremos los elementos que necesitarás tomar en cuenta.

Información de los equipos de trabajo

Esto se refiere específicamente a los horarios manejados por cada equipo de trabajo. En ese sentido, lo primero que debemos tener en cuenta al crear tu libro de asistencias en Excel, es el tipo de jornada que cumplen, tiempo de descanso y la posibilidad de horas extras.

Horario de entrada y salida de empleados

Este será el campo medular de tu planilla de asistencias en Excel y en ese sentido, tendrás que agregar el horario asignado a cada empleado para que concuerde con la jornada que cumple. Si existen errores en este punto, todos los cálculos serán incorrectos.

Horas extra trabajadas

Si en el tipo de jornada que cumple un equipo o empleado, existe la figura de horas extras, entonces tendrán que ser reflejadas en la planilla. Este dato también es fundamental y puede automatizarse usando un par de fórmulas para calcular las horas extras trabajadas.

Hacer esto es bastante sencillo y ocupa solo dos pasos: en primer lugar tendrás que calcular las horas totales trabajadas y eso lo haces restando la hora de salida a la hora de entrada. Una vez tengas las horas totales, tenemos que recurrir a la fórmula del condicional.

En ese sentido, nos quedaría algo como

=SI (Horas totales trabajadas>Jornada Diaria, Horas totales trabajadas-Jornada Diaria, 0)

La fórmula en cuestión indica que si el dato “Horas totales trabajadas” es mayor a la “Jornada Diaria”, entonces se le restarán las “Horas totales trabajadas” a este mismo dato.

Ventajas de usar un control de asistencia en Excel

Si no tienes un control de asistencias en tu empresa o negocio, entonces crear uno en Excel representará un excelente avance, tanto para agilizar labores administrativas, como para evitar errores.

Incrementa la productividad de la empresa

Si manejas el control de asistencias de tu negocio de forma manual, llevarlo a Excel reducirá de inmediato los tiempos que ocupas en esta tarea. Desde Excel podrás emplear fórmulas para automatizar cálculos y obtener las cifras que necesitas de manera inmediata.

Esto incrementará automáticamente la productividad de la empresa, considerando que, tendrás tiempo para ocuparte en otras tareas en lugar de concentrarte en calcular la asistencia.

Ayuda a la organización de los empleados

Las planillas de asistencia en Excel brindan un control mucho más completo sobre la información, permitiendo una mejor organización de tu fuerza laboral. Es decir, podrás notar si tienes turnos con demasiadas personas o si alguna ausencia genera problemas en ciertas horas. De esta manera, podrás establecer una dinámica más organizada con los trabajadores a fin de no afectar las operaciones del negocio.

Mejora la gestión de los proyectos

¿Necesitas incrementar la marcha de alguna tarea?, ¿Hay retrasos y no sabes a qué se deben? Un libro de asistencias en Excel puede ayudarte a gestionar los proyectos en curso, mostrando los datos referentes a la cantidad de personas que tenemos en ciertas tareas. Así podemos definir si necesitamos más personas en algún área de proyecto u horario específico.

Preguntas relacionadas

Para hacer un horario de trabajo en Excel tenemos un par de opciones y la primera es hacerla de forma manual tomando en cuenta los elementos que mencionamos anteriormente. Además, puedes obtener consejos muy interesantes para potenciar la creación de tu horario de trabajo con nuestro Curso de Excel Básico.

No obstante, si quieres algo más rápido, bastará con abrir Excel, hacer click en “Nuevo” y escribir “Asistencia” en la barra de búsquedas. Esto nos traerá como resultado toda una serie de plantillas de horarios y registros de asistencia, que podrás editar a tu gusto.

Las horas totales de trabajo se calculan a partir de dos datos fundamentales: la hora de salida y la hora de entrada. Estos dos elementos deben restarse y el resultado serán las horas totales trabajadas en un día. 

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