[Guía] Detección de necesidades de capacitación 2023: Todo lo que debes saber
Hacer una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es esencial cuando debes realizar un Plan de Capacitación. En el volátil entorno laboral actual, realizar una capacitación es una misión fundamental para cualquier compañía.
No solo es para mejorar el desempeño de un colaborador y que ello, lleve cumplir los objetivos de la empresa. La capacitación corporativa también debe disminuir la brecha de habilidades y potenciar a los trabajadores hacia un nuevo nivel.
Imagina: Decidiste viajar al lugar que siempre has soñado. Queda a una distancia, quizás, extraordinaria. Pero te apasiona el desafío. Cuando inicias la planificación tienes una serie de recursos. Puede ser desde una simple búsqueda en Google, pedir referencias de algún conocido, un video en YouTube, entre otras. Cada una de estas acciones son insumos que de seguro te ayudarán en tu objetivo de concretar la planificación de tu viaje. Pero ¿cómo empezar?
Algo parecido es realizar una DNC. Una herramienta de análisis que, como afirman desde Mettl, te permite visualizar el propósito de hacer una capacitación de forma realista. “Asegurando que las expectativas, los objetivos y el impacto comercial sea lograble”.
En Ninja Excel queremos apoyarte en cada paso para concretar una capacitación. En el siguiente blog, sabrás cómo realizar una efectiva Detección de Necesidades de Capacitación.
¿Qué es una Detección de Necesidades de Capacitación?: Definición y objetivos
Según AIHR, una DNC es una herramienta para identificar y analizar la brecha entre los conocimientos, habilidades y capacidades reales versus los deseados en el trabajo. En tanto, también es definido por Mettl como “el proceso estructurado de comprensión de los requisitos de capacitación de la organización y trabajadores.”
La detección oportuna de necesidades de capacitación ayudará a fortalecer el desempeño de las personas. Esto hará más productiva la organización, ya que se orientará en “estructurar planes y programas que permitan satisfacer las necesidades de la empresa. […] Con el fin de hacer que logren sus objetivos ya sean a corto, mediano o largo plazo”, afirman desde UAEH.
La necesidad de hacer una capacitación en cualquier empresa, se resume a partir de la siguiente ecuación, elaborada por Michael L. Moore y Philip Dutton.
Necesidades de capacitación =
Ejecución estándar o deseada – Ejecución presente o actual
FUENTE: DIPBOYE, R.L.; SMITH, C.S. Y HOWELL, W.C. (1994) UNDERSTANDING INDUSTRIAL AND ORGANIZATIONAL PSYCHOLOGY. AN INTEGRATED APPROACH
En suma, al elaborar una DNC podrás:
- Priorizar recursos y tiempo.
- Tomar decisiones informadas.
- Conocerás si efectivamente existen brechas de competencias, conocimientos y/o habilidades.
- Recopilar poderosa información sobre tus colaboradores.
- Alinear los objetivos de hacer una capacitación con los objetivos comerciales.
5 beneficios de realizar una DNC
Realizar una DNC para tu empresa u organización tiene una serie de beneficios que se pueden extender en el tiempo. Hemos recopilado los beneficios más concretos para que aproveches al máximo esta herramienta de análisis. La información es de E-Learning Industry y Mettl.
1- Identificarás si hay brechas de conocimiento antes de que se conviertan en un problema
La detección de necesidades de capacitación, te ayudará a identificar cualquier brecha de conocimiento existente en tus trabajadores. Es así como podrás adoptar “un enfoque proactivo” con alguna capacitación determinada.
2- Te ayudará a la planificación por el resto del año
Realizar la DNC te ayudará a elaborar mucho más rápido un plan de capacitación. A partir de la recopilación de antecedentes, sabrás en qué momento del año impartir la capacitación.
3- Capacitación destacada que quizás no hayas considerado
Al determinar de mejor y más eficiente las habilidades por potenciar, sabrás el tipo de capacitación a realizar.
4- La capacitación estará enfocada en los trabajadores y/o áreas que realmente lo requieran
Con esta herramienta de análisis, resaltará las áreas en las que su equipo realmente no necesita más capacitación por el momento.
También beneficia a los trabajadores en su avance profesional y laboral. Igualmente, es una práctica recomendable para aumentar la tasa de retención en cualquier organización.
5- Capacitaciones estarán alineadas con el contexto organizacional
Al investigar con detalle las necesidades de capacitación, podrás entender cómo alinear objetivos. De esta forma, podrás satisfacer las necesidades exactas de los colaboradores y la empresa. Asimismo, obtendrás un mejor retorno a la inversión (ROI).
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¿Cómo identificar que tu empresa necesita hacer una DNC?
De acuerdo con AIHR, hay cuatro variables para saber si en tu organización es necesario iniciar una DNC. Esto se resume en:
- Identificar la situación laboral deseada. Por ejemplo, tener informes financieros con gráficos que ayuden a su comprensión.
- Identificar la actual situación laboral. Por ejemplo, informes financieros sin gráficos detallados ni interactivos.
- Hacer un análisis de brechas. Allí se debe determinar si es causado por falta de conocimientos, habilidades o destrezas. En el caso particular que estamos presentando, los conocimientos en Microsoft Excel.
- Y si existe esta brecha, entonces, ¡debemos iniciar nuestro análisis de necesidades!
La capacitación puede ser necesaria cuando existe una brecha entre el desempeño deseado y el desempeño actual, y la razón de esa brecha es la falta de habilidades o conocimientos.
¿Cuáles son los 3 niveles de análisis para la detección de necesidades de capacitación?
Para que saques un mayor provecho y especificidad a tu DNC, puedes elegir uno de los tres enfoques para descubrir si existe esta brecha de habilidades. Es el llamado Análisis de Tres Niveles de McGhee y Thayer (1961). Ellos presentan un modelo para considerar las necesidades formativas de la empresa basándose en tres niveles de análisis: nivel organizacional, nivel operacional y análisis individual ¡Revisemos!
Organizacional
Está diseñado para abordar los problemas y las debilidades de la organización en global. Así como para mejorar aún más las competencias y fortalezas actuales de la empresa
Operacional
El análisis a nivel operativo determina que requiere un área particular de la empresa para sacar adelante una operación. Identifica la capacitación específica necesaria para mejorar las habilidades de un equipo, departamento o unidad de negocios.
Individual
El análisis de las necesidades de formación a nivel de empleado identifica la diferencia entre el rendimiento real y el esperado de un colaborador.
6 pasos para hacer una Detección de Necesidades de Capacitación
A continuación, recopilamos el siguiente paso a paso para que elabores la mejor Detección de Necesidades de Capacitación.
1- ¿Qué queremos lograr? Definición de objetivos para la detección de necesidades de capacitación
Antes de formalizar una necesidad de hacer un DNC, debemos comprobar la visión y objetivos de la organización. Es fundamental saber la meta que la entidad y sus áreas deben conseguir. ¿Ser reconocido por tener buenas prácticas laborales?, ¿Aumentar presencia comercial en otro país?, ¿Adquisición de nuevos insumos o máquinas para los trabajadores? A esto Filip Moriau lo llama un síntoma de “estrés organizacional”, ya que manifiesta un dolor en la empresa.
La definición de objetivos organizacionales arraiga la capacitación en un contexto más amplio. De esta forma, desde Mettl invitan a pensar en objetivos relevantes de hoy y del futuro que moldearán la capacitación del mañana. “Ayudarán a comprender la visión, la misión y los objetivos de su organización.”
Objetivos de Capacitación + Objetivos Empresariales = Meta lograda
Desde SHRM enfatizan en que la organización debe hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Por qué la organización está realizando una evaluación de las necesidades de capacitación?
- ¿Cuál es el resultado final que el trabajador, gerente o área está tratando de lograr?
- ¿Contribuirá la capacitación a este logro?
2- Identificar competencias que ayudará a obtener ese logro
El siguiente paso es definir comportamientos, conocimientos, habilidades, y características personales vinculadas a los resultados comerciales para lograr los objetivos. Así sabremos si es necesario hacer una detección de necesidades de capacitación.
Desde AIHR, nos proponen lo siguiente para comprender porque este es el siguiente paso. Por ejemplo, si en la empresa están formando nuevos vendedores, han detectado que deben tener un perfil de características determinado. Por ejemplo, para diferentes tipos de comportamiento, el área tiene mapeado lo siguiente:
| Comportamientos | Descripción |
| Construir relaciones | Capaz de construir y mantener relaciones de manera efectiva con una amplia gama de clientes potenciales. Permanecer en el Top of Mind de ellos. |
| Detectar oportunidades | Ser capaz de detectar y evaluar efectivamente las oportunidades cuando surgen. |
| Convierta la oportunidad en un trato | Cómo logrará la persona resolver su problema a través de la experiencia y cierre el trato. |
3- Obtener información para conocer las competencias o habilidades existentes
Teniendo en mente lo que queremos, podremos dirigir nuestros esfuerzos hacia conocer el escenario actual. De esta forma dirigiremos la investigación a si se está cumpliendo o no los comportamientos deseados. De acuerdo con BLGroup, “los datos recopilados deben dar como resultado la vinculación de cada competencia con el objetivo comercial deseado.”
Según E-Learning Industry para obtener información de las habilidades de los colaboradores, pueden elaborar:
- Cuestionarios específicos. Los cuestionarios de autoevaluación proporcionan una perspectiva de las habilidades del colaborador. Eso sí, el cuestionario debe ser preciso.
- Pruebas psicométricas: Evalúan los rasgos y características de la personalidad del trabajador.
- Entrevistas: Dan cuenta cómo el trabajador, se está desempeñando en relación con los KPI y/u objetivos antes plasmados. Los ayuden a expresar sus objetivos profesionales y requisitos de capacitación.
- Entrevistas de grupos focales con gerentes o jefaturas directas.
- Métricas de trabajo: Datos recopilados de una Evaluación de Desempeño, por ejemplo, pueden ayudar a elaborar la DNC.
- Informes de evaluación de los cursos ya realizados: Pruebas diagnósticas de otros cursos, también proveerán información valiosa.
4-Brecha de habilidades: Identificar lo que existe y lo que falta
Una vez que hayas identificado una serie de competencias que puedan ayudar en alcanzar los objetivos de la empresa y aquellas que debes entrenar, empieza la evaluación. Es decir, que tantas habilidades, competencias o destrezas ya cumplen los trabajadores versus las que faltan incorporar.
Desde BLGroup, afirman que la organización puede realizar una evaluación de competencias. En este paso, sugieren “que personas con conocimientos, generalmente gerentes que califiquen los comportamientos del personal objetivo.”
En este paso, también se utilizan las encuestas de retroalimentación en 360 grados. Estas evaluaciones, “abarcan la percepción del desempeño de un trabajador por parte de compañeros, subordinados, jefes directos e incluso clientes.”
5- Definir la propuesta de necesidad de Capacitación
Desde AIHR sugieren aplicar el modelo ADDIE para sintetizar. Es un acrónimo en inglés de Analizar, Diseñar, Desarrollar, Implementar y Evaluar. Un buen diseño de una capacitación implica pasar por las cinco etapas. Es justamente esta etapa donde, antes de elegir el programa por aplicar, debes zanjar:
- Los objetivos de aprendizaje y su alineación con los objetivos de la organización.
- El público objetivo.
- Reconocer los resultados del comportamiento.
- Identificar las limitaciones de aprendizaje.
6- Priorizar, analizar y aplicar el programa de capacitación
¡Por fin! Ya es hora de decidir. Con la información en mano, ya pueden escoger la capacitación por implementar. Se podrá decidir quién será el proveedor de la capacitación. También se debe determinar los presupuestos. Por último, se debe decidir si trabajarás con capacitadores internos o externos.
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