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Blog de Ninja ExcelFórmulas y funciones de ExcelCONTAR.SI en Excel: guía completa para contar datos con criterios definidos

CONTAR.SI en Excel: guía completa para contar datos con criterios definidos

Julio 8, 2025
Fórmulas y funciones de Excel
9 min de lectura
Función CONTAR.SI en Excel

CONTAR.SI en Excel es la función que cuenta automáticamente celdas que cumplen con un criterio definido.

Permite filtrar datos y obtener recuentos precisos sin fórmulas complicadas ni procesos manuales.

Por ejemplo, puedes saber cuántos colaboradores aprobaron un curso, cuántas ventas superan un valor específico o qué productos están bajo stock mínimo. Así, reduces errores y agilizas tus reportes para respaldar decisiones importantes.

En RRHH, Finanzas o Logística, CONTAR.SI se convierte en una herramienta esencial para análisis claros y objetivos.

Su uso práctico ayuda a ordenar información dispersa. De esta forma, presentarás resultados confiables en reuniones o informes gerenciales.

En este artículo de Ninja Excel aprenderás qué es CONTAR.SI, cómo usarla paso a paso, resolver problemas comunes y aplicarla en tus reportes con ejemplos concretos y aplicables.

¿Qué es CONTAR.SI en Excel?

La función CONTAR.SI en Excel sirve para contar celdas en un rango que cumplen con un criterio específico.

Permite filtrar datos extensos y transformarlos en información confiable para tus reportes.

Por ejemplo, puedes contar con colaboradores aprobados en un curso o productos con stock bajo.

Sintaxis básica:

				
					=CONTAR.SI(rango, criterio)
  • rango: celdas que evaluarás.

  • criterio: condición para contar.

CONTAR.SI con texto (Ejemplo RRHH)

Imagina que necesitas saber cuántas personas aprobaron un curso en tu reporte de capacitación.

Tabla de ejemplo:

Nombre

Apellido

Área

Rol

Curso

Resultado

Ana

Pérez

Finanzas

Analista

Excel Básico

Aprobado

Luis

Torres

RRHH

Coordinador

Excel Básico

Reprobado

Camila

Díaz

Finanzas

Analista

Excel Básico

Aprobado

Pedro

Gómez

Logística

Supervisor

Excel Básico

Aprobado

Laura

Soto

RRHH

Analista

Excel Básico

Reprobado

Para saber cuántos aprobaron:

				
					=CONTAR.SI(F3:F7, "Aprobado")

Resultado: 3

Función CONTAR.SI explicación

Esto facilita incluir resultados claros en tu informe y validar el éxito del programa.

CONTAR.SI con números (Ejemplo Inventario)

Ahora imagina un control de stock en diferentes sucursales para productos electrónicos.

Tabla de ejemplo:

Sucursal

Producto

Stock

Norte

Teclado

25

Sur

Monitor

8

Este

Mouse

12

Oeste

Monitor

5

Norte

Teclado

15

Si quieres saber cuántos registros tienen stock menor a 10:

				
					=CONTAR.SI(C2:C6, "<10")

Resultado: 2

Así detectas rápidamente qué sucursales necesitan reposición y puedes planificar compras o envíos.

Función CONTAR.SI explicación resultado 2

Con CONTAR.SI transformas datos dispersos en indicadores confiables para reportes de RRHH, Finanzas o Logística.

Te permite tomar decisiones basadas en datos reales, reduciendo tiempo y evitando errores manuales.

Ninja Resumen

  • Sintaxis: =CONTAR.SI(rango, criterio).

  • Con texto: =CONTAR.SI(F2:F6, “Aprobado”).

  • Con números: =CONTAR.SI(C2:C6, “<10”).

  • Útil para informes claros y decisiones estratégicas.

¿Cómo usar CONTAR.SI paso a paso en Excel?

Usar CONTAR.SI en Excel no se trata solo de conocer su fórmula.

Es aprender a transformar datos extensos en resultados claros y accionables para informes y análisis.

Para áreas de Recursos Humanos, Finanzas o Logística, esta función simplifica recuentos, reduce errores manuales y entrega indicadores confiables para respaldar decisiones.

Aquí verás cómo aplicarla paso a paso, con ejemplos concretos y consejos para aprovecharla al máximo en tu trabajo diario.

1. Abre tu archivo de Excel con la base de datos

Antes de empezar, revisa que tu información esté bien estructurada. Verifica que las columnas tengan nombres claros y los datos sean consistentes.

Esto facilita definir el rango correcto y evita errores en la fórmula.

2. Selecciona la celda para el resultado

Elige dónde quieres mostrar el resultado del conteo. Suele colocarse al final de la tabla o en un resumen para tenerlo siempre visible.

Así facilitas su uso en informes o presentaciones.

3. Escribe la fórmula =CONTAR.SI(

Comienza con el signo igual y el nombre de la función.

Excel mostrará la sintaxis sugerida para guiarte en la escritura.

4. Ingresa el rango de datos

Selecciona o escribe el rango de celdas donde se encuentra la información que deseas evaluar.

Por ejemplo:

				
					=CONTAR.SI(F3:F7, "Aprobado")

Asegúrate de elegir correctamente la columna que contiene el dato relevante.

5. Define el criterio entre comillas

El criterio es la condición que Excel aplicará para contar las celdas. Inclúyelo entre comillas para que la fórmula funcione correctamente.

Por ejemplo:

				
					"Aprobado"  
">1000"

Este paso te permite personalizar el análisis según tus necesidades.

6. Cierra el paréntesis y presiona Enter

Completa la fórmula cerrando el paréntesis:

CONTAR.SI ejemplo

Presiona Enter para obtener el resultado de inmediato.

Operadores lógicos para criterios avanzados

CONTAR.SI permite usar operadores lógicos para personalizar aún más el análisis:

  • > Mayor que

  • < Menor que

  • <> Distinto a

  • = Igual

  • >= Mayor o igual que

  • <= Menor o igual que

Ejemplo de uso:

				
					=CONTAR.SI(C2:C100, ">1000")

Ideal para filtrar ventas superiores a cierto monto y analizar el comportamiento de clientes clave.

Uso de comodines para coincidencias parciales

También puedes utilizar comodines para buscar coincidencias parciales en texto:

  • * (asterisco): representa cualquier número de caracteres.

    • “Ana*” encontrará “Ana”, “Anabella”, etc.

  • ? (signo de interrogación): reemplaza un solo carácter.

    • “A?a” encontrará “Ana”, “Aba”, etc.

Ejemplo de uso:

				
					=CONTAR.SI(A2:A10, "Ana*")

Consejo práctico

Revisa siempre que los datos estén bien estructurados y sin celdas vacías o con formatos mixtos.

Esto reduce errores en los resultados y asegura análisis más confiables para tus reportes.

Resumen

  • Sintaxis: =CONTAR.SI(rango, criterio).
  • Filtra resultados de forma sencilla y efectiva.
  • Usa operadores lógicos para condiciones avanzadas.
  • Emplea comodines para buscar coincidencias parciales.
  • Automatiza reportes y mejora la calidad de tus decisiones.

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Ejemplos prácticos de CONTAR.SI en el trabajo

CONTAR.SI en Excel es una herramienta versátil para diferentes áreas de trabajo.

Ayuda a transformar bases de datos en información útil para la toma de decisiones.

Facilita la creación de reportes claros, reduce el tiempo de revisión manual y minimiza errores.

A continuación, encontrarás tres ejemplos concretos y aplicados para entender mejor su utilidad en entornos laborales.

1. Control de asistencia en capacitación

Imagina que necesitas reportar la asistencia a un curso de formación.

Tabla de ejemplo:

Participante

Área

Curso

Asistencia

Ana Pérez

Finanzas

Excel Básico

Presente

Luis Torres

RRHH

Excel Básico

Ausente

Camila Díaz

Finanzas

Excel Básico

Presente

Pedro Gómez

Logística

Excel Básico

Presente

Laura Soto

RRHH

Excel Básico

Ausente

Fórmula:

				
					=CONTAR.SI(D3:D7, "Presente")

Resultado: 3

Beneficio:

  • Obtienes el total de participantes presentes.

  • Facilita completar informes de capacitación.

  • Mejora la planificación de futuros cursos.

2. Filtrar ventas mayores a un monto

En Finanzas o Ventas, es clave identificar transacciones de alto valor.

Supongamos que necesitas saber cuántas ventas superan $1000 en distintas sucursales.

Tabla de ejemplo:

Cliente

Producto

Marca

Sucursal

Monto Venta

Carlos Ruiz

Monitor

ViewTech

Norte

800

Fernanda M.

Teclado

KeyPro

Sur

1200

Diego P.

Mouse

ClickOne

Este

950

María L.

Monitor

ViewTech

Oeste

1500

Javier S.

Teclado

KeyPro

Norte

700

Fórmula aplicada:

				
					=CONTAR.SI(E2:E17, ">1000")
CONTAR.SI ejemplo II

Resultado esperado: 2

Beneficio:

  • Analiza ventas superiores al umbral definido.

  • Identifica clientes de alto valor.

  • Ayuda a segmentar estrategias comerciales.

  • Mejora la planificación de objetivos de venta.

3. Control de stock en sucursales

Para Logística, identificar productos con stock bajo es esencial para la reposición oportuna.

Tabla de ejemplo:

Sucursal

Producto

Stock

Norte

Teclado

25

Sur

Monitor

8

Este

Mouse

12

Oeste

Monitor

5

Norte

Teclado

15

Fórmula aplicada:

				
					=CONTAR.SI(C2:C6, "<10")

Resultado esperado: 2

Beneficio:

  • Detecta sucursales con stock crítico.

  • Permite planificar compras o traslados.

  • Evita quiebres de inventario.

  • Mejora la eficiencia en la cadena de suministro.

Resumen

  • Aplica CONTAR.SI en recursos humanos, finanzas o logística..
  • Reduce pasos manuales en reportes.
  • Entrega indicadores confiables para la toma de decisiones.
  • Aumenta la calidad y rapidez de tus análisis.

Problemas comunes al usar CONTAR.SI

Aunque CONTAR.SI es fácil de aplicar, hay errores frecuentes que pueden afectar tus resultados.

Conocer estos problemas te ayudará a evitarlos y a obtener datos confiables para tus reportes.

A continuación, revisamos los errores más comunes y cómo solucionarlos en tu hoja de cálculo.

1. Criterios sin comillas

Uno de los errores más frecuentes es olvidar las comillas en los criterios de texto o condiciones lógicas.

Error:

				
					=CONTAR.SI(A2:A10, Aprobado)

Correcto:

				
					=CONTAR.SI(A2:A10, "Aprobado")

Solución:

  • Usa comillas siempre para valores de texto o condiciones lógicas (“Aprobado”, “>1000”).

2. Rangos y criterios mal definidos

Asegúrate de que el rango seleccionado corresponda con la información que deseas evaluar.

Error típico: aplicar CONTAR.SI a una columna equivocada o incompleta.

Solución:

  • Verifica que tu rango sea el correcto antes de escribir la fórmula.

  • Usa referencias absolutas si necesitas copiar la fórmula a otras celdas.

3. Formatos mixtos en las celdas

Mezclar texto y números en un mismo rango puede generar resultados erróneos o nulos.

Ejemplo de problema:

  • Celdas con “1000” como texto y otras como número.

Solución:

  • Uniformiza el formato de la columna (todo número o todo texto según el caso).

  • Usa herramientas como “Texto en columnas” o “Formato de celda” en Excel para corregir.

4. Celdas en blanco

Las celdas vacías pueden generar conteos no esperados o distorsionar resultados.

Problema típico:

  • El criterio “<1000” podría incluir celdas vacías si no se filtran.

Solución:

  • Limpia tu base de datos antes de aplicar la fórmula.

  • Filtra o elimina filas vacías para evitar errores.

5. Uso incorrecto de operadores lógicos

Al usar operadores como >, <, <>, =, debes incluirlos dentro de comillas junto al valor.

Error:

				
					=CONTAR.SI(B2:B50, >1000)

Correcto:

				
					=CONTAR.SI(B2:B50, ">1000")

Solución:

  • Incluye operador y valor siempre entre comillas.

Resumen

  • Usa comillas para texto y condiciones..
  • Verifica rangos y evita columnas incorrectas.
  • Uniformiza formatos en tus datos.
  • Elimina celdas vacías para limpiar resultados.
  • Incluye operadores lógicos correctamente en tus fórmulas.
  • Asegura reportes confiables y análisis sin errores.

Usos complementarios de CONTAR.SI en Excel

CONTAR.SI es solo el inicio para analizar datos de forma efectiva.

Excel ofrece otras funciones que complementan su uso y te permiten lograr reportes más completos.

Estas funciones ayudan a sumar valores, calcular promedios o contar con varios criterios, adaptándose a necesidades reales de trabajo.

A continuación, te mostramos cómo aplicarlas en escenarios concretos para mejorar tus análisis y decisiones.

SUMAR.SI: suma valores con un criterio

SUMAR.SI permite sumar únicamente los valores que cumplen con un criterio definido.

Muy útil en compras o abastecimiento, donde se necesita controlar montos por categoría o proveedor.

Tabla de ejemplo (Compras):

Proveedor

Categoría

Monto Compra

Proveedora A

Insumos

800

Proveedora B

Equipos

1200

Proveedora A

Insumos

950

Proveedora B

Equipos

1500

Proveedora A

Insumos

700

Fórmula:

				
					=SUMAR.SI(B2:B6, "Insumos", C2:C6)

Resultado: 2450

Beneficio:

  • Controla el presupuesto en categorías clave.

  • Facilita el análisis de gastos por tipo de insumo.

  • Mejora la planificación de compras.

PROMEDIO.SI: calcula promedios condicionados

PROMEDIO.SI calcula el promedio de un rango según un criterio.

Ideal para medir indicadores como satisfacción de clientes o calidad de servicio.

Tabla de ejemplo (Encuestas):

Cliente

Servicio

Satisfacción

Juan Pérez

Soporte

4.8

Laura Gómez

Instalación

3.5

Diego Díaz

Soporte

4.9

Fernanda M.

Soporte

5.0

Javier S.

Instalación

3.8

Fórmula:

				
					=PROMEDIO.SI(B2:B6, "Soporte", C2:C6)

Resultado: 4.9

Beneficio:

  • Mide satisfacción solo en servicios clave.

  • Identifica áreas con mejor desempeño.

  • Mejora la toma de decisiones en atención al cliente.

CONTAR.SI.CONJUNTO: múltiples criterios

CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta celdas que cumplen dos o más condiciones.

Perfecto para áreas de producción o control de calidad, donde se necesita filtrar datos complejos.

Tabla de ejemplo (Control de calidad):

Lote

Estado

Planta

Lote 001

Aprobado

Norte

Lote 002

Rechazado

Sur

Lote 003

Aprobado

Norte

Lote 004

Aprobado

Sur

Lote 005

Rechazado

Norte

Fórmula:

				
					=CONTAR.SI.CONJUNTO(B3:B17, "Aprobado", C3:C17, "Norte")
CONTAR.SI CONJUNTO ejemplo

Resultado: 2

Beneficio:

  • Filtrar datos por estado y ubicación.

  • Genera reportes precisos de calidad.

  • Ayuda a tomar decisiones basadas en datos confiables.

Nota práctica

Si necesitas condiciones más complejas, prepara tus datos con SI en columnas auxiliares.

Para múltiples condiciones, usa CONTAR.SI.CONJUNTO en lugar de combinar SI o Y en la misma fórmula.

Resumen

  • SUMAR.SI: suma valores según un criterio.
  • PROMEDIO.SI: calcula promedios condicionados.
  • CONTAR.SI.CONJUNTO: cuenta con múltiples condiciones.
  • Mejora el detalle y la confiabilidad de tus reportes.
  • Aporta valor en análisis para compras, calidad o servicio.

FAQ

Explora algunas de las preguntas frecuentes sobre la función CONTAR.SI en Excel

▾ ¿Se puede usar CONTAR.SI con múltiples criterios?

No.

CONTAR.SI solo admite un criterio a la vez.

Si necesitas evaluar más de una condición simultánea, debes usar CONTAR.SI.CONJUNTO.

Esta función permite filtrar datos con dos o más criterios al mismo tiempo para obtener resultados más específicos.

▾ ¿Cuál es la diferencia entre CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO?

CONTAR.SI cuenta celdas que cumplen un único criterio.

Es ideal para consultas simples como: “¿Cuántos pedidos superan 1000 unidades?”.

CONTAR.SI.CONJUNTO filtra datos con múltiples condiciones.

Por ejemplo: “¿Cuántos pedidos superan 1000 unidades y son de la región Norte?”.

▾ ¿Funciona en Excel para Mac?

Sí.

CONTAR.SI está disponible tanto en Excel para Windows como para Mac.

La sintaxis es idéntica:

=CONTAR.SI(rango, criterio)

Puedes usarla sin problemas para reportes consistentes sin importar el sistema operativo.

▾ ¿Se puede usar con texto y números?

Sí.

CONTAR.SI acepta tanto criterios de texto como numéricos.

Ejemplos:

  • “Aprobado” para filtrar resultados de evaluaciones.
  • “>1000” para filtrar ventas o montos superiores.

Solo recuerda escribir el criterio entre comillas para que Excel lo reconozca correctamente.

▾ ¿Cómo evitar errores al usar CONTAR.SI?
  • Usa comillas para definir criterios.
  • Verifica que el rango corresponda a los datos correctos.
  • Asegúrate de tener un formato uniforme en las celdas (números o texto).
  • Evita celdas en blanco que puedan distorsionar resultados.
  • Incluye operadores lógicos bien escritos dentro de comillas.
▾ ¿Qué pasa si necesito más de un criterio en una fórmula?

Para escenarios con más de un criterio simultáneo, usa CONTAR.SI.CONJUNTO.

Permite evaluar dos o más condiciones en diferentes rangos, entregando resultados mucho más segmentados.

Ejemplo:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango1, Criterio1, Rango2, Criterio2)

▾ ¿Se puede usar con rangos en otras hojas?

Sí.

Puedes usar rangos en otras hojas del mismo archivo.

Solo debes incluir la referencia completa:

=CONTAR.SI(Hoja2!A2:A50, “Aprobado”)

Esto permite centralizar reportes en una hoja de resumen mientras analizas datos dispersos en el archivo.

▾ ¿Puedo usar comodines en el criterio?

Sí.

Excel acepta comodines para coincidencias parciales:

  • * (asterisco): representa cualquier número de caracteres.
    • “Ana*” encuentra “Ana”, “Anabella”, etc.
  • ? (signo de interrogación): reemplaza un solo carácter.
    • “A?a” encuentra “Ana”, “Aba”.

Son muy útiles para filtrar datos con nombres o textos que siguen un patrón.

Ingeniero comercial y Magíster en Finanzas de la Pontificia Universidad Católica. Especial interés en los temas relacionados con finanzas corporativas, private equity e inversión inmobiliaria.

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