Contar celdas con texto en Excel: 4 formas seguras (con ejemplos)
Cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos en Excel, muchas veces surge la pregunta clave: ¿cómo contar solo las celdas que contienen texto? Esta necesidad aparece en reportes de clientes, listados de inventario o bases de datos con múltiples formatos. Contar texto de forma rápida ayuda a limpiar información y tomar decisiones más confiables.
En esta guía te enseñaremos, con ejemplos prácticos, 4 métodos infalibles para que puedas dominar esta habilidad, desde el conteo más simple hasta el más complejo.
¿Cuál es la forma más rápida de contar celdas con texto?
La manera más directa es con la función CONTAR.SI. Esta función permite definir un rango y un criterio, devolviendo el número de celdas que cumplen con esa condición.
La fórmula general es:
=CONTAR.SI(rango;"*")
Por ejemplo, si quieres contar cuántas celdas contienen texto en el rango A2:A10, la fórmula sería:
=CONTAR.SI(A2:A10;"*")
El asterisco le dice a Excel que cuente una celda si contiene cualquier secuencia de caracteres de texto.
Limitaciones importantes:
- No cuenta celdas con fórmulas que devuelven “” (vacías aparentes).
- Puede contar celdas con espacios sueltos, lo que genera falsos positivos.
- No distingue entre texto y números almacenados como texto.
¿Cómo contar celdas con texto aplicando condiciones adicionales?
Cuando además del texto quieres considerar otra condición, la función adecuada es CONTAR.SI.CONJUNTO. Esta función te permite establecer múltiples pares de rangos y criterios, y solo contará las filas que cumplan con todas las condiciones que especifiques.
Ejemplo: quieres contar cuántas celdas en A2:A10 contienen texto, pero solo si en la columna B2:B10 aparece la palabra “Ventas”.
La fórmula sería:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A10;"*";B2:B10;"Ventas")
Esto devuelve la cantidad de celdas con texto en la primera columna cuyo estado en la segunda es “Ventas”.
Ejemplo: Reporte de ventas por vendedor y producto
Imagina que tienes un reporte de oportunidades de venta y tu gerente te pide un dato muy específico: ¿Cuántas ventas del producto “Licencia Pro” logró cerrar exitosamente (estado “Cerrada Ganada”) la vendedora Ana Rojas?
Vendedor | Producto | Estado |
Ana Rojas | Licencia Pro | Cerrada Ganada |
David Luna | Soporte Premium | En Negociación |
Carlos Soto | Licencia Pro | Cerrada Ganada |
Ana Rojas | Soporte Premium | Cerrada Ganada |
David Luna | Licencia Pro | Cerrada Perdida |
Ana Rojas | Licencia Pro | En Negociación |
Carlos Soto | Soporte Premium | Cerrada Ganada |
Ana Rojas | Licencia Pro | Cerrada Ganada |
David Luna | Soporte Premium | Cerrada Perdida |
Ana Rojas | Licencia Pro | Cerrada Perdida |
Exportar a Hojas de cálculo
- Selecciona una celda vacía para tu resultado (ej. E2).
- Escribe la siguiente fórmula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A11;”Ana Rojas”;B2:B11;”Licencia Pro”;C2:C11;”Cerrada Ganada”)
- Presiona Enter.
Desglose de la fórmula:
- A2:A11;”Ana Rojas”: Busca el texto “Ana Rojas” en la columna de Vendedor.
- B2:B11;”Licencia Pro”: Busca el texto “Licencia Pro” en la columna de Producto.
- C2:C11;”Cerrada Ganada”: Busca el texto “Cerrada Ganada” en la columna de Estado.
Resultado: El resultado será 2.
La fórmula revisó toda la tabla y encontró que solo hay 2 filas que cumplen con las tres condiciones al mismo tiempo: ser de Ana Rojas, ser del producto Licencia Pro y tener el estado Cerrada Ganada.
Ninja Resumen:
- CONTAR.SI.CONJUNTO es tu aliada para contar con dos o más condiciones.
- La función solo cuenta las filas que cumplen todos los criterios especificados.
- Puedes añadir hasta 127 pares de rangos/criterios para análisis muy detallados.
¿Cómo evitar falsos positivos al contar texto?
En muchos casos, CONTAR.SI devuelve valores que no esperábamos. Esto pasa cuando hay celdas con espacios, fórmulas que muestran “” (vacías aparentes) o números almacenados como texto. Para evitar estos problemas podemos usar una fórmula más precisa con SUMA.PRODUCTO y ES.TEXTO.
Ejemplo práctico: Auditando códigos de lote en inventario
Imagina que estás auditando una lista de inventario. La columna “Código de Lote” debería tener un formato alfanumérico (texto), pero a veces contiene IDs numéricos antiguos o notas. Necesitas contar cuántos productos tienen un código de lote en formato de texto válido.
Producto | Ubicación | Código de Lote |
Licencia Pro | Bodega A | LOTE-A-112 |
Soporte Premium | Bodega B | 45889 |
Kit Básico | Bodega A | LOTE-C-305 |
Licencia Pro | Bodega C | |
Soporte Premium | Bodega A | 98112 |
Kit Básico | Bodega B | Revisar |
Licencia Pro | Bodega C | LOTE-D-401 |
El objetivo: Contar cuántos registros en la columna “Código de Lote” son texto, ignorando los que son puramente numéricos y los que están vacíos.
- Selecciona la celda donde quieres el resultado.
- Escribe la siguiente fórmula, apuntando a la columna C:
=SUMAPRODUCTO(–(ESTEXTO(C2:C8)))
Desglose de la fórmula:
- ESTEXTO(C2:C8): Analiza cada celda. Devuelve VERDADERO si es texto (LOTE-A-112, LOTE-C-305, Revisar, LOTE-D-401) y FALSO para los números y la celda vacía.
- —: Convierte cada VERDADERO en un 1 y cada FALSO en un 0.
- SUMAPRODUCTO(…): Suma esos 1s y 0s.
Resultado:
La fórmula devolverá el número 4. Ha contado exitosamente solo las celdas que contienen texto.
Ninja Resumen:
- Usa SUMAPRODUCTO con ESTEXTO para el conteo de texto más preciso.
- Esta fórmula es la mejor opción cuando necesitas excluir explícitamente números, fechas y errores.
- El doble guion (–) es la clave para convertir los resultados lógicos (VERDADERO/FALSO) en números que se puedan sumar.
¿Cómo contar coincidencias que empiezan, terminan o contienen algún texto?
Excel permite usar comodines en CONTAR.SI para buscar patrones. Esto es útil en bases de clientes, listados de productos o registros de áreas.
Ejemplo: contando clientes por ciudad
Usaremos comodines en CONTAR.SI sobre la columna Cliente.
Cliente | Ciudad | Tipo |
Ana Pérez | Santiago | Preferente |
Juan Ramírez | Lima | Estándar |
Pedro Anaís | Bogotá | Estándar |
Claudia Soto | Quito | Preferente |
Ana Torres | Santiago | Preferente |
Jorge López | Lima | Estándar |
Rango en Excel: Clientes = A2:A7
Empiezan por “Ana”
=CONTAR.SI(A2:A7;"Ana*")
Resultado: 2 → Ana Pérez, Ana Torres.
- Terminan en “ez”
=CONTAR.SI(A2:A7;"*ez")
Resultado: 2 → Pérez, Ramírez.
Contienen “Ana” en cualquier posición
=CONTAR.SI(A2:A7;"*Ana*")
Resultado: 3 → Ana Pérez, Pedro Anaís, Ana Torres.
Ninja Resumen
- Usa * para “varios caracteres” y ? para “un carácter”.
- Combina inicio (“Ana*”), final (“*ez”) o contenido (“*Ana*”).
- Funciona bien en nombres, códigos o categorías.
- Recuerda: CONTAR.SI no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
¿Cómo contar TODAS las celdas no vacías?
A veces, tu objetivo no es contar celdas que contienen específicamente texto, sino simplemente saber cuántas celdas de un rango no están vacías. Aquí es donde brilla la función CONTARA (CONTAR+A).
Esta función cuenta cualquier celda que tenga cualquier tipo de contenido: texto, números, fechas, e incluso errores. Solo ignora las celdas que están completamente en blanco. Es la herramienta ideal para responder rápidamente: “¿Cuántos registros han sido rellenados?”.
Ejemplo: Verificando registros completos
Imagina que tienes una lista de clientes y una columna para registrar el seguimiento. Quieres saber cuántos clientes ya han sido gestionados, sin importar si en la celda se anotó una fecha, un “Sí” o un comentario.
ID Cliente | Nombre | Contacto Realizado |
C-001 | Ana Pérez | 22/07/2025 |
C-002 | Juan Ramírez | Pendiente |
C-003 | Pedro Anaís | |
C-004 | Claudia Soto | 23/07/2025 |
C-005 | Ana Torres | |
C-006 | Jorge López | Contactado |
- Selecciona una celda vacía para tu resultado.
- Escribe la fórmula apuntando a la columna “Contacto Realizado”:
=CONTARA(C2:C7)
Resultado:
La fórmula devolverá el número 4.
CONTARA sumó todas las celdas que no estaban vacías: las dos que contienen una fecha y las dos que contienen texto (“Pendiente” y “Contactado”).
Ninja Tip: La diferencia clave entre CONTARA y CONTAR.SI
- =CONTARA(rango) cuenta todo: texto, números, fechas, errores.
- =CONTAR.SI(rango, “*”) cuenta solo celdas que contienen texto. Ignorará las celdas que contengan solo números o fechas.
¡Elegir la correcta depende de si necesitas incluir números y fechas en tu conteo!
Resumen clave
¿Puedo contar con la distinción de mayúsculas y minúsculas?
En algunos reportes necesitas contar texto con sensibilidad a mayúsculas. CONTAR.SI no distingue el caso. IGUAL sí lo hace, y junto a SUMAPRODUCTO permite contar coincidencias exactas por segmento.
Ejemplo: clientes por segmento
Cliente | Segmento | Ciudad |
Ana Pérez | VIP | Santiago |
Juan Ramírez | vip | Lima |
Pedro Anaís | Vip | Bogotá |
Claudia Soto | VIP | Quito |
Ana Torres | vip | Santiago |
Jorge López | VIP | Lima |
Rango objetivo: B2:B7
Objetivo: contar solo “VIP” en mayúsculas.
Fórmula:
=SUMAPRODUCTO(--IGUAL(B2:B7;"VIP"))
Resultado esperado: 3. Coinciden VIP, VIP, VIP en las filas 2, 5 y 7.
Explicación:
- IGUAL compara texto con sensibilidad de caso.
- Devuelve matrices de VERDADERO/FALSO para cada celda.
— convierte esos valores a 1 y 0. SUMAPRODUCTO suma el total.
Resumen clave
Errores comunes y cómo resolverlos
Estos fallos generan conteos erróneos. Aquí tienes causas y soluciones directas para tu hoja. ¡Esperamos que te sea útil!
Problema | Causa técnica | Solución práctica |
Se cuentan celdas “vacías” | La fórmula devuelve “” (cadena vacía) | Usa LARGO(ESPACIOS(rango))>0 en el criterio |
Espacios que inflan el conteo | Celdas con un espacio visible u oculto | Anida ESPACIOS antes de evaluar |
Números como texto | Importación o tipeo con formato texto | Normaliza con Datos > Texto en columnas |
Comodines mal usados | Falta de * o ? en el patrón | Define “texto*” o “*texto” según el objetivo |
Rango y criterio desalineados | Áreas de rango con distinto tamaño | Asegura rangos del mismo alto y posición |
Mezcla de tipos en el rango | Texto, números y vacíos en el mismo conjunto | Separa rangos o usa ES.TEXTO con control |
Separador incorrecto | Coma en vez de punto y coma | Usa ; en Excel configurado en español |
Ejemplos rápidos de solución
- Ignorar vacíos y espacios:
=SUMAPRODUCTO(--ESTEXTO(C2:C9);--(LARGO(ESPACIOS(C2:C9))>0))
- Filtrar patrones al inicio y final:
=CONTAR.SI(A2:A200;"Ana*")
=CONTAR.SI(A2:A200;"*ez")
Resumen clave
FAQ
Explora algunas de las preguntas frecuentes sobre contar celdas con texto en Excel
Depende del criterio. Con “*” solo cuenta texto. Si necesitas números, define un criterio numérico, por ejemplo “>=0”. Para cualquier contenido no vacío, usa CONTARA.
=CONTAR.SI(A2:A200;”>=0″) // cuenta números
=CONTARA(A2:A200) // cuenta todo lo no vacío
Así eliges según el objetivo del reporte.
Muchas hojas “parecen” llenas, pero esconden “”. Conviene validar texto real y longitud útil tras limpiar espacios.
=SUMAPRODUCTO(–ESTEXTO(A2:A200);–(LARGO(ESPACIOS(A2:A200))>0))
Así evitarás falsos positivos por cadenas vacías o espacios residuales.
Los espacios engañan a simple vista. Primero los limpias y luego mides la longitud.
=SUMAPRODUCTO(–(LARGO(ESPACIOS(A2:A200))>0))
Esta versión cuenta todo lo “útil” (texto o número) y excluye espacios sueltos.
Usa comodines con CONTAR.SI. * significa “cualquier cantidad de caracteres”. ? representa “un carácter”.
=CONTAR.SI(A2:A200;”Ana*”) // empieza
=CONTAR.SI(A2:A200;”*ez”) // termina
=CONTAR.SI(A2:A200;”*Ana*”) // contiene
=CONTAR.SI(A2:A200;”Ana?”) // 5 letras: Ana + 1
Así resuelves búsquedas de nombres, códigos o categorías con patrones claros.
CONTAR.SI.CONJUNTO evalúa múltiples criterios alineados. Primero confirma que haya texto, luego filtra por negocio.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A200;”*”;B2:B200;”Ventas”)
Revisa que los rangos tengan el mismo alto. Esto evita errores silenciosos en el conteo.
Sí. CONTAR.SI no diferencia el caso, pero EXACTO sí. Con SUMAPRODUCTO puedes contar coincidencias exactas de texto.
=SUMAPRODUCTO(–EXACTO(B2:B200;”VIP”))
Úsalo solo cuando el caso sea clave. Tiene mayor costo de cálculo.
Porque Excel los reconoce como número o fecha. También ocurre con fórmulas que retornan “”. Verifica antes:
=ES.}TEXTO(A2)
Si devuelve FALSO, CONTAR.SI(A2:A200;”*”) no lo sumará.
Se puede, pero penaliza el rendimiento en libros grandes. Mejor delimita el rango real o usa Tablas de Excel con referencias estructuradas.
=CONTAR.SI(Tabla1[Cliente];”*”)
Así mantienes velocidad y claridad en tus fórmulas.
En Excel configurado en español, el separador de argumentos es punto y coma ;. Evita la coma , para no generar errores regionales. Este detalle mejora la replicabilidad en tu equipo.
CONTAR.SI(rango;”*”) cuenta solo texto. CONTARA(rango) cuenta todo contenido. Úsalo cuando requieras medir ocupación de celdas, no solo texto.
=CONTAR.SI(A2:A200;”*”)
=CONTARA(A2:A200)
Define primero el objetivo del análisis.
Si mezclas texto y números, la opción más robusta es medir la longitud tras limpiar espacios.
=SUMAPRODUCTO(–(LARGO(ESPACIOS(A2:A200))>0))
Así evitas cadenas “vacías” y espacios invisibles en reportes importados.
Mezcla comodines con otra columna de control. Por ejemplo, nombre que empieza por “Ana” y tipo “Preferente”.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A200;”Ana*”;C2:C200;”Preferente”)
Esto alinea el patrón con el filtro del negocio en una sola fórmula.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!
