Plan de capacitación: 7 pasos para hacerlo + planilla gratis
El camino al éxito de una empresa nunca es fácil, ya que cada etapa tiene nuevos desafíos. Los cambios en la industria, los nuevos mercados o la transformación digital, son obstáculos a sortear a medida que crece el negocio. Es aquí donde Recursos Humanos y el plan de capacitación toman un rol central: alinear a las personas con los objetivos del negocio para lograr su éxito.
Para esto, encontrar las herramientas correctas es casi tan importante como reclutar a la persona ideal para cada trabajo. Pero ¿Sabes qué es aún mejor? La combinación de ambos. Potenciar el desarrollo de las personas es uno de los pilares estratégicos más relevantes del área de Recursos Humanos. A continuación, te contamos el Plan de capacitación puede ayudarte a resolver esto, y qué debes considerar para realizarlo.
¿Por qué implementar capacitaciones en tu empresa?
La capacitación de los colaboradores debería estar en el centro de la estrategia de toda organización. Como te mencionamos más arriba, los desafíos de una empresa varían en el día a día, así mismo como el rol de los trabajadores. Recuerda que su participación “implica movilidad y cambios constantes, lo que precisa de nuevos aprendizajes, por lo que nunca se termina de aprender.
Es por tanto una constante para las Instituciones, si éstas quieren ir a la vanguardia y mantenerse vigentes”, tal como indica el Gobierno de México en su página web.
Siguiendo esta línea, los beneficios de actualizar estos conocimientos no sólo posicionarán a las organizaciones como precursoras de innovación, sino que también aportarán beneficios, tanto a los colaboradores como a la empresa en sí. Entre los más relevantes encontramos:
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- La optimización del tiempo.
- El aumento del compromiso de tus colaboradores con la organización.
- Mayor retención del talento dentro de la empresa.
Como ves, son muchas las razones por las cuales deberías iniciar un proceso de capacitación en tu organización. Sin embargo, puede ser un proceso largo y complejo por todos los aspectos a considerar. Hoy te damos 7 pasos para hacerlo de manera sencilla y efectiva.
¿Por qué hacer un plan de capacitación?
Sabemos que hacer un plan de capacitación es un proceso administrativo complejo. Analizar las diferentes necesidades de tus colaboradores, comparar proveedores, metodologías, reportar resultados y motivar la asistencia a los programas son solo algunos de los desafíos que encontrarás.
Sin embargo, es una de las mejores inversiones de tiempo que puedes hacer. Esto debido a que podrás anticiparte a muchos de los posibles contratiempos que surjan en el proceso. Si bien, nunca podrás adelantarte al futuro, capacitarás a muchos colaboradores sin perder la cabeza y teniendo mayor control.
Entonces, ¿cómo iniciar este proceso? Sigue leyendo para revisar los 7 pasos que debes considerar para hacer tu programa de capacitación:
¿Cómo hacer un plan de capacitación?
1.- DNC o Diagnóstico de Necesidades de Capacitación:
Quizás también lo conozcas como Detección de Necesidades de Capacitación. Es un estudio realizado por las organizaciones con el propósito de identificar cuáles son los requerimientos que tienen los trabajadores en cuanto a herramientas y habilidades. Este proceso te ayudará a saber cuáles son las prioridades reales al momento de comenzar a capacitar y además, tendrán resultados más inmediatos en tu organización.
2.- Objetivos SMART de la capacitación
¿Conoces la terminología SMART? Esta te será muy útil, y no tan sólo para tu plan de capacitación. SMART es un acrónimo en inglés para definir objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes en un tiempo determinado. Sabiendo esto, es importante que todos los objetivos que determines contengan estos factores. Para esto, te ayudará mucho hacerte preguntas como:
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- ¿De qué forma podré determinar si este proceso es exitoso?
- ¿Qué resultados estoy buscando?
- ¿Son estos resultados realistas?
- ¿Podré conseguirlos dentro de un año?
3.- S(M)ART: ¿Cómo medir el éxito en tu plan de capacitación?
Cómo te contábamos arriba, SMART es un acrónimo en inglés en el cual la “M” es measurable lo que en español significa “medible”. En ese sentido, para poder calcular el éxito de tu programa de capacitación necesitas definir un marco de referencia.
¿Has oído sobre KPI, OKR, o ROI? Todas estas son formas de medición que apuntan a diferentes visiones. Los KPI o Key Performance Indicators suelen responder a proyectos específicos y suelen ser cuantitativos, mientras que los OKR u Objectives and Key Results, están definidos alrededor de la visión de la organización para alinear esfuerzos y poseen aspectos tanto cuantitativos como cualitativos.
El ROI o Return on Investment funciona algo diferente. Parte desde la premisa: “hasta que no se pruebe lo contrario, la inversión es un gasto”, por lo que debemos analizar el retorno de cada inversión a través de los beneficios que se obtengan a partir de ella. Si te interesa saber más sobre esto, puedes revisar nuestro webinar “Medición del Impacto de la Capacitación: Un desafío pendiente para Latam” que realizamos con Rodrigo Lara, Lead Partner del ROI Institute.
Una vez tengas claridad de qué necesitan aprender tus colaboradores, qué quieres obtener a partir de este proceso y el cómo quieres medir los resultados, podemos pasar de lleno a pensar en el programa o curso ideal que necesita tu plan de capacitación.
4.- Modalidad de la capacitación: ¿e-Learning, híbrido o presencial?
Para tu tranquilidad, no hay una respuesta correcta a esta pregunta. La modalidad ideal para tu plan de capacitación va a depender de cuál es la herramienta o el conocimiento que necesitan tus trabajadores. ¿Te imaginas aprender a manejar un camión en un curso 100% remoto? Lo más probable es que no. Y así mismo te podemos preguntar respecto a herramientas digitales: ¿Te hace sentido aprender Excel escuchando a un profesor sobre la función CONTAR.SI en lugar de aprender utilizando ejercicios prácticos que enfrentarás en tu vida laboral? ¡De seguro no!
La verdad, la respuesta no siempre es lo uno u otro, ya que un curso híbrido puede ser lo ideal en algunos casos. Sólo recuerda: si este curso fuera para ti, ¿Qué crees que sería mejor? Ponerse en el lugar de los colaboradores que asistirán siempre te llevará a una buena conclusión.
5.- Definir los asistentes de la capacitación ¿A quién capacitar?
Capacitar a todos los colaboradores de una empresa es el mejor de los escenarios, pero sabemos que es poco realista. Lo primordial es saber determinar quienes son el grupo de personas que urge más incluir en este proceso. ¿Cómo saberlo? Lo mejor para estos casos es revisar la DNC y los objetivos que ya planteaste. Si lo que necesitan tus equipos es Excel por ejemplo, lo recomendable es que priorices a aquellos que más lo utilizan.
6.- Presupuesto y financiamiento de la capacitación
Llegó la hora de hablar de uno de los factores más relevantes a la hora de invertir en capacitación: el presupuesto. Esto debido a que el dinero con el que cuentes determinará el proveedor para capacitar. Para planificar y ver cómo armar tu presupuesto, considera primero los ítems básicos: ¿La capacitación requiere la movilización de tus equipos? Considera el transporte ¿El proceso será de más de 4 horas? Piensa en incluir alimentación. También, analiza si necesitarás insumos para la capacitación o si esos gastos estarán incluidos en el programa que te ofrezca el proveedor.
Si eres de Chile, probablemente te interesará saber que existen ayudas gubernamentales para financiar tu plan de capacitación. Lee más sobre como Sence te puede ayudar a esto haciendo clic aquí.
Ahora que llegamos a este punto, sigue leyendo para continuar con el siguiente paso: elegir un buen partner de capacitación.
7.- Proveedor de capacitaciones
Elegir un buen proveedor es probablemente una de las partes más relevantes de tu plan de capacitación. Cuando ya sepas cuándo, en qué, a quiénes capacitar y tengas el presupuesto disponible, llega la hora de buscar con quién trabajar. En el mercado hoy existen muchas opciones que varían en metodologías, formatos, modalidades y un largo etcétera. Es por esto, que es importante que, al momento de cotizar, hagas todas las preguntas necesarias de acuerdo a los objetivos que fijaste en un inicio.
Como te mencionamos, hoy en el mercado existen muchas ofertas, algunas más accesibles que otras, como también, más o menos efectivas. En ese sentido, es importante que te mantengas fiel a tu programa. Sabemos que es tentador contratar un curso por poco presupuesto, pero ¿vale la pena realmente si no tendrán ningún beneficio para tus equipos? Intenta siempre mantener esto balanceado.
Es por esto que desde Ninja Excel te recomendamos que siempre tengas en la mira las necesidades de tus trabajadores. Entender y atender estos requerimientos harán que las acciones que realices tengan efectos más inmediatos, y por lo tanto, más impactantes. Recuerda, según Training Industry, el principal desafío de las empresas es “crear experiencias de aprendizaje más impactantes para el lugar de trabajo moderno”.
Ahora, ¿Qué esperas para iniciar a desarrollar tu plan de capacitación? Ya tienes todos los pasos que debes considerar para hacer un gran programa de capacitación. Y ten presente que si necesitas un partner que priorice el aprendizaje antes que cualquier otra cosa, siempre puedes agendar un llamado con nuestro equipo comercial.
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